被查出只有一個AEP：檢查當場和當天先做什麼
結論先説：當場如實説明這位外籍人員在兩家公司各自擔任什麼職務、誰發工資、誰給他簽合同，不要臨時改口，也不要簽自己看不懂的筆錄；當天就把兩家公司的任職文件和他的許可文件整理出來，交給律師和顧問判斷要不要補辦、怎麼補。
典型場景是這樣的：一位外籍高管的AEP和9G掛在集團裏的A公司，但他同時是B公司的董事兼總經理，日常也在B公司簽字、開會、管人。勞工部或移民局檢查B公司時，發現他在這裏實際幹活，卻只有A公司名下的許可，於是要求説明。
檢查當天建議：
- 配合檢查、如實回答：説清楚他在B公司的頭銜、實際做什麼、在B公司辦公的頻率。不要為了“好看”把他説成“只是來開會的股東”，事後與文件對不上，問題會更大。
- 要求書面文件：檢查人員留下的通知、整改單、要求補交材料的清單，都要拿到副本或拍照留存，記下檢查日期與人員。
- 不簽看不懂的文件：語言不通時請求翻譯，或説明需要請公司律師過目後再簽。
- 當天內部通報：通知兩家公司的負責人和處理簽證的人員，統一口徑的前提是“如實”，而不是“統一説法”。
檢查現場的通用應對見 勞工部勞動檢查 和 移民局上門檢查怎麼辦；本文只講“一人兩家公司、只有一個許可”這種情形之後怎麼補正。
第二家公司到底要不要另外的許可：判斷看這幾點
是否需要第二個許可，關鍵看他在第二家公司是“只是股東或董事投票”，還是“實際在管事、領薪、簽字、帶團隊”。前者在一定條件下可能不需要單獨的工作許可，後者通常會被視為在那家公司受僱或任職，需要按規定處理。最終認定以勞工部和移民局當期口徑為準。
判斷時把這幾個事實擺清楚：
- 職務：在B公司是董事、總裁、總經理、財務主管，還是隻是持股的股東？是否擔任需要日常執行的職位？
- 報酬：B公司有沒有給他發工資、津貼、董事費？工資是由A公司統一發、再在集團內部分攤，還是B公司直接發？
- 實際工作：他在B公司是否簽署合同、審批付款、管理員工、對外代表公司？在B公司辦公的頻率如何？
- 僱傭關係：他和B公司之間有沒有勞動合同或委任書？
外籍董事要不要辦AEP的一般規則，見 外籍董事要不要辦AEP；集團內誰當9G申請人、調到關聯公司為什麼等於換僱主，見 9G由哪家公司辦。本文默認你已經被查出問題，重點講接下來怎麼補。
有一點要誠實：如果他在B公司實際全職工作、只是許可掛在A公司，這種安排和 9G掛靠 的風險結構很接近，不要指望靠解釋過關，應當儘快轉為合規安排。
三條補正路徑：補辦、調整職務、還是改掛許可
補正沒有統一答案，要在“他在B公司的真實角色”和“集團想怎麼安排他”之間選一條能講得通、文件能對得上的路。常見三種：
- 按實際情況為B公司補辦相應許可：如果他確實在B公司擔任需要許可的職務，且集團希望繼續這樣安排，就以B公司為申請人，按規定補辦。能否同時持有、需要哪些材料、與A公司名下許可如何銜接，以勞工部和移民局當期要求為準，必須事先確認，不要自行推斷。
- 調整他在B公司的角色：如果他在B公司的實際工作可以收回，只保留不需要單獨許可的身份，就要真正調整職務和工作內容，並留下董事會決議、職務變更文件。只改文件、不改實際做法，下次檢查一樣會被查出來。
- 把許可改掛到真正僱用他的公司：如果他其實主要為B公司工作，A公司名下的許可反而與事實不符，那麼應當按換僱主的程序處理，由B公司重新申請，A公司依規註銷，避免兩邊都對不上。
不管選哪條，都有兩條底線：選擇必須和事實一致；在新的安排落地之前，不要讓他在沒有對應許可的崗位上繼續工作。如果檢查已經開出整改要求，整改期限和需要提交的材料以通知書為準。
如果勞工部已經因為投訴或檢查撤銷了某張許可，處理思路見 AEP被勞工部撤銷後僱主怎麼辦。
怎麼向勞工部和移民局書面説明：要點與材料
書面説明的原則是：事實清楚、文件齊全、承認需要補正的地方、給出具體的整改計劃，而不是寫一封否認一切的信。
説明裏通常需要講清楚：
- 這位外籍人員在集團內的整體安排：主要受僱於哪家公司、在另一家公司擔任什麼、為什麼這樣安排；
- 他在每家公司的職務、報酬來源、實際工作內容和辦公時間分配；
- 公司準備採取的補正方式（補辦、調整職務或改掛），以及時間安排；
- 在補正完成之前，公司採取了哪些臨時措施，例如暫停他在B公司的執行性工作。
常見的支撐材料包括：兩家公司的登記文件、董事和高管名單、董事會決議、他的任命書或勞動合同、工資和報酬的發放記錄、集團內部關於他職務分工的説明。哪些需要公證或認證、要交給哪個窗口，以通知書和窗口當期要求為準。
寫説明時避免三種錯誤：一是前後説法與當場筆錄不一致；二是把“集團內部分攤工資”説成“沒有報酬”；三是承諾做不到的整改期限。拿不準的地方，寧可寫“將於某日前補充”，也不要先寫死。這類説明最好由律師審閲後再遞交，因為它會成為後續處理的依據。
順便把集團裏其他人查一遍：最容易出問題的四種安排
一個人被查出問題，往往説明集團的整體安排有漏洞，趁這次補正，把集團所有外籍人員的“許可掛在哪家、實際在哪家幹活”對一遍，比等下一次檢查再一個個補划算得多。
最常見的四種隱患：
- 一人多職：外籍高管同時在兩三家關聯公司擔任執行職務，只在一家有許可。
- 派駐不一致：許可寫的是A公司，人長期派在B公司或客户現場。工作地點和許可不一致怎麼處理，見 AEP工作地點和實際不一樣。
- 工資來源和申請人不一致：B公司發工資，A公司當申請人，或者境外母公司發工資，菲律賓公司只是“掛名”。
- 賬號和文件散落各處：幾家公司共用一個人、一個郵箱在勞工部和移民局線上系統操作，人員一變動就全部斷檔，見同批文章 線上賬號在前HR手裏怎麼辦。
建議做一張集團外籍人員總表：姓名、許可申請人公司、實際工作公司、職務、工資發放主體、許可到期日、負責人。凡是“申請人公司”和“實際工作公司”兩欄不一致的，都列入整改清單，按風險高低逐個處理。
易行能做什麼
這類問題的難點不在填表，而在先把事實和集團安排理清楚，再選一條和事實一致、文件對得上的補正路徑。易行可以協助：
- 梳理這位外籍人員在集團內各公司的職務、報酬和實際工作，判斷哪些地方與許可不符；
- 和公司一起比較補辦、調整職務、改掛許可三條路的利弊和所需文件；
- 準備向勞工部、移民局遞交的説明和補正材料清單，陪同處理窗口溝通；
- 為集團做一次外籍人員許可總盤點，排出整改優先順序。
工簽與外籍員工合規的整體服務見 工簽與人力業務。需要説明的是，審批和認定由主管部門作出，易行不承諾任何結果，也不會建議任何規避檢查的安排；凡是與事實不符的“掛名”“只改文件”方案，我們都會直接説明風險並建議轉為合規做法。
易行為私營諮詢機構，與政府部門無隸屬關係。資質：SEC 註冊號 CS202009551；移民局認證 BI Accreditation No. CA-202624381-1（有效至 2027-06-30）；勞工部 DOLE 認證；退休署 PRA 認證。
個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。