第一步：先读懂来函是哪一种、要你做什么
收到 SEC 的来函，先别急着交钱或回信，先把它归类：是要你解释的 show cause，还是已经算好罚款的处罚通知，还是提醒类的催报函。三种的应对顺序不一样，归错类最常见的后果是该申辩的没申辩、该补报的没补报。
拿到来函后，用一张纸把这几项抄出来：发函部门；涉及的公司名称和注册号是否与你的公司一致；指控的事项（多数是漏交或迟交一般信息表 GIS、经审计财务报表 AFS，或者没按时开股东会、选董事）；涉及的年度；来函给出的回复期限和回复方式；有没有写明不回复的后果。期限以来函上写的为准，从哪天起算也按来函说明，拿不准就当天打给发函部门确认，并把通话时间、对方姓名记下来。
然后核对事实：去 SEC 的电子申报系统和公司档案里查，被指控的那几份文件到底是没交、交了没被受理、还是交了但系统没记上。很多来函是因为早年交过纸本、后来没在系统里登记，或者代理用了别人的账号提交。事实不同，回信的写法完全不同，这一步不能省。
为什么会收到：最常见的四种原因
绝大多数 show cause 来自「该报的没报」，而不是公司做了什么坏事。把原因找准，回信才写得出可信的解释。
第一种是记账报税代理换人或失联，交接时没人记得 SEC 这条线，几年的 GIS、AFS 都空着，这种情况的盘点方法见 记账代理漏报失联怎么办。第二种是公司以为「没营业就不用报」，休眠公司照样要按期申报，这一点在 漏报罚款与特赦 里讲过。第三种是股东或董事变动后没更新，GIS 上的人和实际不一致，被其他文件比对出来。第四种是年度审计晚了，AFS 迟交连带出一串问题，后果链见 年度审计报告迟交漏交会怎样。
还有一种少见但要警惕：来函上的公司注册号、地址或董事名字跟你对不上。这可能是寄错，也可能是有人冒用公司信息，碰到这种情况先向 SEC 书面查询来函真伪，不要按来函上的个人账户付款，冒名风险的处置见 公司被冒名怎么办。
回信怎么写：结构、能承认什么、不该写什么
回信的核心是三句话：事实是什么、为什么会这样、已经或将在什么时间补正。写成一份正式的说明函，由公司授权的人签署，附上能证明你说法的文件。
建议结构：开头写明公司全称、注册号和来函编号；第一段承认或澄清被指控的事项，交过的就附上交件凭证，确实没交的就直接承认，不绕弯；第二段说明原因，写客观可核实的原因（代理失联、董事离境、审计延误），附证明；第三段写补救安排，哪几份文件已经补交、哪几份正在准备、预计什么时候交；最后一段请求从宽处理，比如请求按初犯或主动补正的情形考虑罚款，措辞平实，不要写成谈判。
不该写的：不要编造原因，不要把责任全推给已经离职的员工却拿不出任何记录；不要承诺做不到的日期；不要在信里谈「能不能少交一点」以外的私下安排。回信本身就是公司的正式陈述，日后若进入其他程序会被拿出来比对。如果事项涉及董事责任、股东纠纷或者已经牵涉到其他机关，先请执业律师过目再寄。
真正解决问题的是补报：顺序别弄错
只回信不补报，等于把问题往后推；SEC 最终看的是档案有没有补齐。补报的顺序决定你会不会返工。
一般的顺序是：先盘点缺了哪几年、哪几份，把清单列出来；再把账做平，没做账的年度先补账；然后安排审计师出具缺漏年度的审计报告；接着补交 AFS，再补交对应年度的 GIS；最后核对系统里的档案状态是否已经更新。GIS 上的股东、董事、高管信息要与公司实际一致，如果中间有过变动没有登记，变更登记的程序见 公司信息变更怎么报 SEC。
审计这一步最容易卡住，审计师可能因为账不全不愿意出具意见，碰到这种情况的处理思路见 年度审计报告怎么准备。股东名册或股票证书找不到、导致 GIS 上的持股填不出来的，先按 股票证书与股东名册遗失怎么补 处理。补报期间如果又到了新一年的申报期，新年度也要按时交，不要因为旧账没清就连新账一起拖。
罚款怎么算、能不能申请减免
罚款的计算方式、减免条件以 SEC 当期公布的规则为准，本文不写任何金额。你需要搞清楚的是结构，而不是一个数字。
罚款通常和三件事有关：漏报的是哪类文件、漏了多少期、公司的规模或资本类别。迟交和漏交可能分开计算，同一年度的 GIS 与 AFS 也可能分开计算。SEC 不定期会推出针对漏报公司的宽免或特赦安排，适用条件、申请时限各不相同，有没有正在开放的窗口、你的公司符不符合，以 SEC 当期公告为准。
实务上建议：拿到罚款计算后先核对期数和类别有没有算错；如果有合理理由（例如期间公司确实停业、负责人出境就医），在回信里写明并附证明，请求从宽；能补报的先补报，再谈罚款，因为多数宽免安排都以补齐申报为前提。不要接受任何人提出的「交给我、包你免罚」的私下处理，罚款应当按 SEC 的正式渠道缴付，取得正式收据。
不回复会怎样，以及易行能做什么
不回复不会让来函消失，只会让公司一步步走向被列为拖欠、甚至被撤销注册。到那一步，处理的难度和成本都会明显上升，见 被列为 delinquent 或被 revoked 之后怎么办。
公司状态异常会连带影响很多事：银行开户和年度 KYC 更新、市政府营业许可续期、外籍员工的工作签证和外国人就业许可的续办、参加投标、办理股权转让或注销，都可能被要求出示公司状态正常的证明。很多人是在续签证或续执照时才发现公司早就收过 SEC 来函，这时候往往已经叠加了好几年的问题。
易行可以协助：核对来函内容与公司档案、列出缺漏清单、协调会计与审计排期、起草说明函、跟进补报后的状态更新，并把公司的年度申报排进日历避免再犯，相关服务见 合规托管服务。易行为 SEC 注册公司（注册号 CS202009551），与 SEC 无隶属关系，不能替你决定罚款结果。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。