人到门口的头十分钟：先核实身份和来意，再决定谁来接待
社保或 PhilHealth 的外勤人员上门，第一件事是礼貌地核实身份和授权文件，第二件事是指定一个固定的人接待，而不是让前台或任何在场员工随口回答。机构派人到雇主处核对登记和缴款记录，本身是正常的稽核手段，多数情况下并不意味着公司一定有问题；但正因为它常见，冒充政府人员上门要钱的骗局也一直存在。
核实的做法很简单：请对方出示工作证件和书面的核查通知或授权文件，记下姓名、所属分支机构和核查事由；如有疑问，可以当着对方的面打机构官方公开渠道核对，正规人员不会因此不满。任何要求当场付现金、私下转账、或者暗示「给点辛苦费就不用查」的人，都应当拒绝并保留记录，处理方式可参考 有人冒充检查人员上门要钱怎么办。
核实之后，安排一名熟悉薪资和三险申报的人员（通常是 HR 或会计）作为唯一对接人，请对方到会议室坐下。老板或负责人最好在场或能随时电话联系。整个过程保持配合、记录、不争执，这是后面所有处理的基础。
他们通常会看什么：员工名单、工资记录和缴款凭证三样对得上
外勤核查的核心，是看公司申报给机构的员工和工资，与公司实际雇用的人、实际发的工资是否一致。常见被要求出示的材料包括：雇主登记证明、员工名册、工资表或薪资明细、各月的缴款凭证和申报记录、新入职员工的报备记录，以及部分员工的雇佣合同。
最容易出问题的地方有三类。第一类是人数对不上：现场看到的员工比申报的多，常见于试用期员工、兼职、合同工或者老板亲属没有报备。第二类是基数对不上：申报的工资档位明显低于工资表上的实发金额。第三类是时间对不上：员工入职很久才报备，或者离职后还在申报、在职却断缴。
如果你平时三险是按规范流程做的，这次核查通常只是走流程，详细做法可对照 雇主视角的三险登记与申报全流程。如果你心里清楚某些环节没做好，也不要在现场临时隐瞒或口头否认，后面的章节会讲怎么处理。
当天怎么配合：给原件看，给复印件留，签字前先读懂
当天的原则是：按对方书面要求提供材料，原件现场出示、复印件经核对后留下，任何要你签字的文件都先读懂再签。不要把整箱账本随手交给对方带走，也不要以「资料在会计那里」为由一味拖延；能当场提供的就提供，确实不在手边的，请对方书面列出清单和补交期限。
建议在现场准备一份交接清单，写明提供了哪些材料、哪些是原件只供查看、哪些复印件交给了对方，请对方在清单上确认。这份清单在日后核对时非常有用，也能避免「你们没给」之类的争议。
核查结束时，对方可能会出具一份现场记录、发现事项或要求补正的通知。签字前要逐条看清楚：上面写的是「发现」还是「认定」，有没有写明补交材料的期限和方式。如果看不懂，可以请对方解释，并在签字处注明「已收到，内容待核对」之类的字样，而不是不读就签。签完要求拿一份副本。任何口头说法，例如「补一下就没事」，都要请对方落到书面上。
现场发现了问题：员工没报、基数报低、断缴怎么处理
如果核查发现漏报员工、基数报低或者断缴，正确的方向是如实承认事实、按要求补登记和补缴，而不是现场辩解或事后改账。机构通常会给出书面的发现事项和补正要求，接下来可能会进入正式的催缴程序，催缴通知怎么应对见 收到社保催缴通知怎么办。
处理的顺序建议是：先把所有在职员工逐一过一遍，确认谁没报、谁报低了、哪些月份断了，做成一张逐人逐月的差额表；再按机构要求补办员工报备，按正确基数申报；最后对历史欠缴部分，按机构规定的方式补缴，能否分期、罚金能否减免，以机构当期的规定和审批为准。主动补缴和被追缴在处理上往往有所不同，越早主动处理越好，补缴的具体流程可参考 社保欠缴怎么补。
需要特别注意：从员工工资里扣了社保却没有上缴，性质比单纯漏报严重得多，可能涉及更重的责任。如果发现存在这种情况，应当尽快补缴，并咨询专业人士的意见，不要试图靠修改工资表来掩盖。
核查之后：补交材料、跟进结果，并把漏洞补上
核查结束不等于事情结束，补交材料的期限、补缴的结果和最终的结案通知都要盯住。很多公司在现场配合得不错，事后却忘了在期限内补交清单上的材料，结果被视为不配合，问题反而升级。
建议在核查当天就建立一个跟进表：要补交的材料、负责人、期限、提交方式和提交后取得的回执。提交时保留签收或电子回执，补缴时保留缴款凭证，并请机构确认相关期间已经结清。如果迟迟没有收到结案或进一步的通知，可以书面查询处理进度。
同时，借这次机会把内部流程补上：新员工入职当月就报备、工资调整后同步调整申报基数、离职当月及时停报、每月由第二个人复核一次申报和缴款记录。很多补缴和罚金，都源于一个人负责、没人复核。劳工部门上门检查时如果记录不全，处理思路类似，可参考 劳工检查时记录找不到怎么办。
如果在处理过程中对机构的认定有异议，例如对某人是否属于员工、某笔款项是否属于工资有不同看法，应以书面方式提出并附上依据，必要时请专业人士协助。
易行能做什么
被上门核查时，最需要的是有人帮你把材料理清、把差额算清、把补正做完。很多中资公司的三险申报由兼职会计或外包人员处理，老板对具体情况并不清楚，等到核查人员上门才发现问题。
易行国际旅行社（SEC 注册号 CS202009551，菲律宾移民局认证代办 CA-202624381-1）为在菲中资企业提供 合规托管服务，可以协助：核查前的三险自查，逐人逐月核对员工名册、工资表与申报记录；核查当天的材料准备和交接清单；发现问题后的差额计算、补报备与补缴材料整理；以及后续的月度申报复核，避免同样的问题再次出现。我们不代替企业作出任何承诺，也不承诺核查结果；涉及争议、复议或法律责任的，我们会协助对接执业律师或注册会计师。
如果你的公司还有其他类型的上门检查，例如税务机关持任务单到场，处理原则相通，可参考 BIR 人员持任务单上门怎么办。
个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。