人到門口的頭十分鐘：先核實身份和來意，再決定誰來接待
社保或 PhilHealth 的外勤人員上門，第一件事是禮貌地核實身份和授權文件，第二件事是指定一個固定的人接待，而不是讓前台或任何在場員工隨口回答。機構派人到僱主處核對登記和繳款記錄，本身是正常的稽核手段，多數情況下並不意味着公司一定有問題；但正因為它常見，冒充政府人員上門要錢的騙局也一直存在。
核實的做法很簡單：請對方出示工作證件和書面的核查通知或授權文件，記下姓名、所屬分支機構和核查事由；如有疑問，可以當着對方的面打機構官方公開渠道核對，正規人員不會因此不滿。任何要求當場付現金、私下轉賬、或者暗示「給點辛苦費就不用查」的人，都應當拒絕並保留記錄，處理方式可參考 有人冒充檢查人員上門要錢怎麼辦。
核實之後，安排一名熟悉薪資和三險申報的人員（通常是 HR 或會計）作為唯一對接人，請對方到會議室坐下。老闆或負責人最好在場或能隨時電話聯繫。整個過程保持配合、記錄、不爭執，這是後面所有處理的基礎。
他們通常會看什麼：員工名單、工資記錄和繳款憑證三樣對得上
外勤核查的核心，是看公司申報給機構的員工和工資，與公司實際僱用的人、實際發的工資是否一致。常見被要求出示的材料包括：僱主登記證明、員工名冊、工資表或薪資明細、各月的繳款憑證和申報記錄、新入職員工的報備記錄，以及部分員工的僱傭合同。
最容易出問題的地方有三類。第一類是人數對不上：現場看到的員工比申報的多，常見於試用期員工、兼職、合同工或者老闆親屬沒有報備。第二類是基數對不上：申報的工資檔位明顯低於工資表上的實發金額。第三類是時間對不上：員工入職很久才報備，或者離職後還在申報、在職卻斷繳。
如果你平時三險是按規範流程做的，這次核查通常只是走流程，詳細做法可對照 僱主視角的三險登記與申報全流程。如果你心裏清楚某些環節沒做好，也不要在現場臨時隱瞞或口頭否認，後面的章節會講怎麼處理。
當天怎麼配合：給原件看，給複印件留，簽字前先讀懂
當天的原則是：按對方書面要求提供材料，原件現場出示、複印件經核對後留下，任何要你簽字的文件都先讀懂再簽。不要把整箱賬本隨手交給對方帶走，也不要以「資料在會計那裏」為由一味拖延；能當場提供的就提供，確實不在手邊的，請對方書面列出清單和補交期限。
建議在現場準備一份交接清單，寫明提供了哪些材料、哪些是原件只供查看、哪些複印件交給了對方，請對方在清單上確認。這份清單在日後核對時非常有用，也能避免「你們沒給」之類的爭議。
核查結束時，對方可能會出具一份現場記錄、發現事項或要求補正的通知。簽字前要逐條看清楚：上面寫的是「發現」還是「認定」，有沒有寫明補交材料的期限和方式。如果看不懂，可以請對方解釋，並在簽字處註明「已收到，內容待核對」之類的字樣，而不是不讀就簽。簽完要求拿一份副本。任何口頭説法，例如「補一下就沒事」，都要請對方落到書面上。
現場發現了問題：員工沒報、基數報低、斷繳怎麼處理
如果核查發現漏報員工、基數報低或者斷繳，正確的方向是如實承認事實、按要求補登記和補繳，而不是現場辯解或事後改賬。機構通常會給出書面的發現事項和補正要求，接下來可能會進入正式的催繳程序，催繳通知怎麼應對見 收到社保催繳通知怎麼辦。
處理的順序建議是：先把所有在職員工逐一過一遍，確認誰沒報、誰報低了、哪些月份斷了，做成一張逐人逐月的差額表；再按機構要求補辦員工報備，按正確基數申報；最後對歷史欠繳部分，按機構規定的方式補繳，能否分期、罰金能否減免，以機構當期的規定和審批為準。主動補繳和被追繳在處理上往往有所不同，越早主動處理越好，補繳的具體流程可參考 社保欠繳怎麼補。
需要特別注意：從員工工資里扣了社保卻沒有上繳，性質比單純漏報嚴重得多，可能涉及更重的責任。如果發現存在這種情況，應當儘快補繳，並諮詢專業人士的意見，不要試圖靠修改工資表來掩蓋。
核查之後：補交材料、跟進結果，並把漏洞補上
核查結束不等於事情結束，補交材料的期限、補繳的結果和最終的結案通知都要盯住。很多公司在現場配合得不錯，事後卻忘了在期限內補交清單上的材料，結果被視為不配合，問題反而升級。
建議在核查當天就建立一個跟進表：要補交的材料、負責人、期限、提交方式和提交後取得的回執。提交時保留簽收或電子回執，補繳時保留繳款憑證，並請機構確認相關期間已經結清。如果遲遲沒有收到結案或進一步的通知，可以書面查詢處理進度。
同時，借這次機會把內部流程補上：新員工入職當月就報備、工資調整後同步調整申報基數、離職當月及時停報、每月由第二個人複核一次申報和繳款記錄。很多補繳和罰金，都源於一個人負責、沒人複核。勞工部門上門檢查時如果記錄不全，處理思路類似，可參考 勞工檢查時記錄找不到怎麼辦。
如果在處理過程中對機構的認定有異議，例如對某人是否屬於員工、某筆款項是否屬於工資有不同看法，應以書面方式提出並附上依據，必要時請專業人士協助。
易行能做什麼
被上門核查時，最需要的是有人幫你把材料理清、把差額算清、把補正做完。很多中資公司的三險申報由兼職會計或外包人員處理，老闆對具體情況並不清楚，等到核查人員上門才發現問題。
易行國際旅行社（SEC 註冊號 CS202009551，菲律賓移民局認證代辦 CA-202624381-1）為在菲中資企業提供 合規託管服務，可以協助：核查前的三險自查，逐人逐月核對員工名冊、工資表與申報記錄；核查當天的材料準備和交接清單；發現問題後的差額計算、補報備與補繳材料整理；以及後續的月度申報復核，避免同樣的問題再次出現。我們不代替企業作出任何承諾，也不承諾核查結果；涉及爭議、複議或法律責任的，我們會協助對接執業律師或註冊會計師。
如果你的公司還有其他類型的上門檢查，例如税務機關持任務單到場，處理原則相通，可參考 BIR 人員持任務單上門怎麼辦。
個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。