先读懂质疑：问的是人、记录还是计划
劳工部的质疑通常落在三类问题上：指定的接班人已经不在了、培训没有可核对的记录、计划本身不具体或者没有进度。先分清是哪一类，补正才有方向。收到补件通知或口头质疑时，不要急着重交一遍原来的文件。
把通知上写的问题逐条抄下来。如果是口头提出的，经办人回来后要立刻写成书面记录：哪天、哪个窗口、提了什么问题、要求在什么时间前补什么。补正的期限以通知载明和窗口当期要求为准，收到当天就把截止日算出来。
然后对照公司手里的材料自查：当初申报的understudy是谁，现在是否在职；培训计划写了什么内容、什么时间节点；这期间实际做过哪些培训，有没有签到、讲义、考核、工作交接记录。很多公司的问题不是没培训，而是培训散落在日常工作里，没有留下能拿给劳工部看的记录。
把自查结果分成「已经做了但没记录」「计划了但没做」「人走了没补」三类，每一类的补正方法不一样，下面分开说。
接班人离职了：重新指定，不要找人挂名
接班人离职很常见，劳工部更在意的是公司有没有及时补位、新接班人是不是真的在学。重新指定时，要选岗位上真正在做相关工作、有能力接手的本地员工，而不是随便找一个名字填上去。
重新指定需要准备的通常包括：新接班人的基本资料和岗位说明、为什么选他、他和外籍员工的工作对接关系、接下来的培训安排。原接班人离职的时间和原因要如实说明，附上离职文件；原接班人在职期间接受过的培训，也要整理出来，说明技能转移已经做到哪一步。
如果公司一时找不到合适的人选，不要硬凑。可以如实说明正在招聘或内部选拔，提交招聘记录和时间安排；能否在这种情况下先续签、给多长的补正期，以劳工部当期口径为准，建议由熟悉流程的人先去窗口沟通。
另外要注意：新接班人是否需要另外填报、计划文本是否需要更新版本，不同窗口要求可能不同，补交前问清楚，避免来回退件。
培训做了但没记录：把过程补成可核对的材料
补记录只能整理真实发生过的事，不能事后编造签到表或考核成绩；被查出伪造，后果会比「没做」严重得多。
可以整理的真实材料包括：外籍员工和本地员工的工作交接邮件、共同处理的项目记录、操作手册和培训讲义的版本记录、内部会议纪要、本地员工独立承担某项工作的时间点、绩效评估中关于技能提升的记录。把这些按时间排好，附上说明，就能呈现技能转移的实际进度。
整理时由外籍员工和接班人各写一份简短说明：这段时间学了什么、哪些工作已经能独立完成、还差哪些。两份说明互相印证，比单方面的报告更有说服力。说明要写具体的工作内容，不要写「已全面掌握」这类空话。
如果确实有一段时间培训中断了，比如项目繁忙或接班人请长假，如实写出来，并说明之后怎么补回来。劳工部能接受有原因的延误，难接受的是记录和实际对不上。
计划不具体：提交一份能执行、能检查的新计划
一份好的培训计划要写清楚：学什么、怎么学、多久检查一次、怎么判断学会了。只写「将对本地员工进行全面培训」的计划，通常就是被质疑的原因。
计划可以按岗位的核心职责拆成几个模块，每个模块写明学习方式（跟岗、带教、内部课程、外部培训）、阶段性检查方式（实际操作、项目交付、考核）、负责人和预计完成阶段。时间安排写成阶段而不是写死具体日期，但要有可以核对的节点。
计划要和外籍员工的任期安排挂钩：外籍员工预计还要留多久，期间本地接班人要达到什么程度。劳工部的出发点是就业保护，计划里体现出「外籍员工终将被本地人才接替」的方向，比单纯描述培训内容更能回应质疑。
新计划提交后，公司内部要真的按计划执行并留记录，下一次续签时才不会重复同样的问题。可以把检查节点放进人事日历，每到节点就整理一次材料。
补正期间：员工能不能继续上班
员工在补正期间能否继续工作，取决于原AEP是否仍在有效期内以及劳工部对续签申请的处理状态，以劳工部和移民局当期口径为准，公司不要自行假定「已经递了就没事」。
如果原AEP还在有效期内，补正一般不影响员工在有效期内正常工作，但要尽量在到期前完成补正，避免续签卡在到期之后。如果原AEP即将到期或已经到期而续签还没批，员工的身份就要单独评估，有关过渡许可和空窗期的思路见 PWP到期9G还没批还能上班吗 和 菲律宾工作许可种类。
同时要记得AEP和9G是连在一起的：AEP续签卡住，9G续签往往也会跟着卡住。两边的到期日要一起看，必要时先向窗口说明情况。
如果补正之后仍被驳回，按驳回决定书写明的理由和期限决定复议还是重新申请；如果劳工部认为公司长期不履行培训义务，还可能影响公司其他外籍员工的许可，这种情形下更要尽早让律师介入，相关情形可参考 AEP因劳工部投诉被撤销。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。
以后怎么避免，以及易行能做什么
把understudy管理当作一项持续的人事工作，而不是续签前临时补材料。接班人离职时同步更新指定；培训按计划节点留记录；每次续签前三个月做一次内部自查。
外籍员工较多的公司，可以把所有外籍员工对应的接班人、培训模块、检查节点放在同一张台账里，和AEP、9G的到期日一起管理。台账由人事负责，外籍员工和接班人每个节点签字确认，材料随时能拿出来。雇用外国人的整体义务链条，见 在菲律宾雇外国人：AEP、9G与本地化配比。
也要提醒外籍员工本人：技能转移是他岗位职责的一部分，不是额外负担。外籍员工配合度低、不愿带教，公司要在内部管理中解决，而不是在申报材料上掩盖。
易行可以协助公司读懂劳工部的质疑、整理技能转移的真实记录、起草可执行的培训计划和补正说明，并跟进续签进度，由 签证与人力服务承接。易行是在菲律宾 SEC 注册的私营咨询公司（注册号 CS202009551），持移民局认证（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）与劳工部 DOLE 认证，与政府部门无隶属关系，不承诺任何审批结果。