先讀懂質疑：問的是人、記錄還是計劃
勞工部的質疑通常落在三類問題上：指定的接班人已經不在了、培訓沒有可核對的記錄、計劃本身不具體或者沒有進度。先分清是哪一類，補正才有方向。收到補件通知或口頭質疑時，不要急着重交一遍原來的文件。
把通知上寫的問題逐條抄下來。如果是口頭提出的，經辦人回來後要立刻寫成書面記錄：哪天、哪個窗口、提了什麼問題、要求在什麼時間前補什麼。補正的期限以通知載明和窗口當期要求為準，收到當天就把截止日算出來。
然後對照公司手裏的材料自查：當初申報的understudy是誰，現在是否在職；培訓計劃寫了什麼內容、什麼時間節點；這期間實際做過哪些培訓，有沒有簽到、講義、考核、工作交接記錄。很多公司的問題不是沒培訓，而是培訓散落在日常工作裏，沒有留下能拿給勞工部看的記錄。
把自查結果分成「已經做了但沒記錄」「計劃了但沒做」「人走了沒補」三類，每一類的補正方法不一樣，下面分開説。
接班人離職了：重新指定，不要找人掛名
接班人離職很常見，勞工部更在意的是公司有沒有及時補位、新接班人是不是真的在學。重新指定時，要選崗位上真正在做相關工作、有能力接手的本地員工，而不是隨便找一個名字填上去。
重新指定需要準備的通常包括：新接班人的基本資料和崗位説明、為什麼選他、他和外籍員工的工作對接關係、接下來的培訓安排。原接班人離職的時間和原因要如實説明，附上離職文件；原接班人在職期間接受過的培訓，也要整理出來，説明技能轉移已經做到哪一步。
如果公司一時找不到合適的人選，不要硬湊。可以如實説明正在招聘或內部選拔，提交招聘記錄和時間安排；能否在這種情況下先續簽、給多長的補正期，以勞工部當期口徑為準，建議由熟悉流程的人先去窗口溝通。
另外要注意：新接班人是否需要另外填報、計劃文本是否需要更新版本，不同窗口要求可能不同，補交前問清楚，避免來回退件。
培訓做了但沒記錄：把過程補成可核對的材料
補記錄只能整理真實發生過的事，不能事後編造簽到表或考核成績；被查出偽造，後果會比「沒做」嚴重得多。
可以整理的真實材料包括：外籍員工和本地員工的工作交接郵件、共同處理的項目記錄、操作手冊和培訓講義的版本記錄、內部會議紀要、本地員工獨立承擔某項工作的時間點、績效評估中關於技能提升的記錄。把這些按時間排好，附上説明，就能呈現技能轉移的實際進度。
整理時由外籍員工和接班人各寫一份簡短説明：這段時間學了什麼、哪些工作已經能獨立完成、還差哪些。兩份説明互相印證，比單方面的報告更有説服力。説明要寫具體的工作內容，不要寫「已全面掌握」這類空話。
如果確實有一段時間培訓中斷了，比如項目繁忙或接班人請長假，如實寫出來，並説明之後怎麼補回來。勞工部能接受有原因的延誤，難接受的是記錄和實際對不上。
計劃不具體：提交一份能執行、能檢查的新計劃
一份好的培訓計劃要寫清楚：學什麼、怎麼學、多久檢查一次、怎麼判斷學會了。只寫「將對本地員工進行全面培訓」的計劃，通常就是被質疑的原因。
計劃可以按崗位的核心職責拆成幾個模塊，每個模塊寫明學習方式（跟崗、帶教、內部課程、外部培訓）、階段性檢查方式（實際操作、項目交付、考核）、負責人和預計完成階段。時間安排寫成階段而不是寫死具體日期，但要有可以核對的節點。
計劃要和外籍員工的任期安排掛鈎：外籍員工預計還要留多久，期間本地接班人要達到什麼程度。勞工部的出發點是就業保護，計劃裏體現出「外籍員工終將被本地人才接替」的方向，比單純描述培訓內容更能回應質疑。
新計劃提交後，公司內部要真的按計劃執行並留記錄，下一次續簽時才不會重複同樣的問題。可以把檢查節點放進人事日曆，每到節點就整理一次材料。
補正期間：員工能不能繼續上班
員工在補正期間能否繼續工作，取決於原AEP是否仍在有效期內以及勞工部對續簽申請的處理狀態，以勞工部和移民局當期口徑為準，公司不要自行假定「已經遞了就沒事」。
如果原AEP還在有效期內，補正一般不影響員工在有效期內正常工作，但要儘量在到期前完成補正，避免續簽卡在到期之後。如果原AEP即將到期或已經到期而續簽還沒批，員工的身份就要單獨評估，有關過渡許可和空窗期的思路見 PWP到期9G還沒批還能上班嗎 和 菲律賓工作許可種類。
同時要記得AEP和9G是連在一起的：AEP續簽卡住，9G續簽往往也會跟着卡住。兩邊的到期日要一起看，必要時先向窗口説明情況。
如果補正之後仍被駁回，按駁回決定書寫明的理由和期限決定複議還是重新申請；如果勞工部認為公司長期不履行培訓義務，還可能影響公司其他外籍員工的許可，這種情形下更要儘早讓律師介入，相關情形可參考 AEP因勞工部投訴被撤銷。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。
以後怎麼避免，以及易行能做什麼
把understudy管理當作一項持續的人事工作，而不是續簽前臨時補材料。接班人離職時同步更新指定；培訓按計劃節點留記錄；每次續簽前三個月做一次內部自查。
外籍員工較多的公司，可以把所有外籍員工對應的接班人、培訓模塊、檢查節點放在同一張台賬裏，和AEP、9G的到期日一起管理。台賬由人事負責，外籍員工和接班人每個節點簽字確認，材料隨時能拿出來。僱用外國人的整體義務鏈條，見 在菲律賓僱外國人：AEP、9G與本地化配比。
也要提醒外籍員工本人：技能轉移是他崗位職責的一部分，不是額外負擔。外籍員工配合度低、不願帶教，公司要在內部管理中解決，而不是在申報材料上掩蓋。
易行可以協助公司讀懂勞工部的質疑、整理技能轉移的真實記錄、起草可執行的培訓計劃和補正説明，並跟進續簽進度，由 簽證與人力服務承接。易行是在菲律賓 SEC 註冊的私營諮詢公司（註冊號 CS202009551），持移民局認證（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）與勞工部 DOLE 認證，與政府部門無隸屬關係，不承諾任何審批結果。