当天先做的三件事
第一，书面撤销授权；第二，查清在审案件；第三，盘点每本护照的下落。顺序可以并行，但三件都要在当天启动。代办失联最大的风险不是钱，而是公司授权书还在外面、员工护照不知道在谁手里、在审案件没人跟进。
撤销授权：以公司名义出具一份撤销通知，写明撤销对该代办及其人员的全部授权、撤销日期、此后该代办不得以公司名义办理任何手续。这份通知要递到相关窗口留存，并取得签收；同时用能留下记录的方式发给代办本人，即使对方不回应也要发。
盘点护照：把交给代办的护照逐本列出来，写明员工姓名、护照号、交出日期、交给了谁、当时说的用途。再问清楚每本护照最后的去向：有没有已经递进移民局、有没有被代办带走、有没有被转交给第三方。
同时通知受影响的员工本人，让他们知道发生了什么、公司正在做什么。员工本人的签证到期日、在审状态要单独记下来，哪个人最急，就先处理哪个人。员工手里如果还留有护照复印件、收据照片、和代办的聊天记录，请他们一并交给公司保存。
查清在审案件：到底递了没有、卡在哪
代办说「已经递了」不算数，要以窗口查到的状态为准。失联的代办最常见的情况有三种：真的递了、只是没人跟进；收了钱根本没递；递了但用的材料有问题。三种情况后续处理完全不同。
查询要由公司以申请人或担保方身份去做，带公司注册文件、董事会授权和新的经办人授权书。手里有代办给过的回执的，带上回执去核对真伪；没有回执的，按员工姓名和护照号查询。查询时请求窗口提供书面结果，必要时申请核证副本，见 移民局核证副本怎么申请。
如果查到「根本没递」，员工可能比你以为的更早进入逾期风险，要立刻评估每个人的身份还能撑多久，优先安排补救。如果查到「递了但材料可疑」，比如签证章、收据真伪存疑，要格外小心，员工可能已经成了受害者，处理思路见 签证被说是假的、受害者怎么办。
查清后做一张案件状态表：每个员工的案件编号、递交日期、当前状态、护照位置、下一步谁负责。这张表就是后续接手和对外说明的基础，也方便新的经办人一眼看清哪几个人最急。
护照：追回、挂失还是补办
护照如果已经递进移民局，通常留在案卷里，不必挂失；如果在代办手里或下落不明，要尽快决定是继续追回还是挂失补办，拖着最危险。
在案卷里的：按查到的案件状态，由公司和员工以正规方式向窗口申请后续处理或取回，具体程序以窗口当期要求为准。不要另外再找人「帮忙从里面拿出来」。
下落不明的：给代办一个明确的书面期限要求归还，期限过了还没有结果，就应当协助员工向警方报案取得报案记录，再向中国驻菲使领馆申请补发护照或旅行证。挂失之后旧护照通常作废，所以挂失前要确认它确实不在移民局案卷里，否则可能影响正在审理的案件。补办和后续转签的完整顺序见 菲律宾护照丢失怎么办，签证接续见 9G工签补办：护照丢了转签。
整个过程中，公司不要替员工私下和代办「赎回」护照、不要按对方开价付钱换护照，这种交易往往换来的是更多的要价。员工个人身份证件的补办由员工本人申请，公司提供在职证明、说明函和必要的协助。
公司文件和授权书：怎么防被冒用
流在外面的公司注册文件、授权书、盖章空白页，都可能被拿去以公司名义办别的事，止损的关键是让主管机关知道这份授权已经撤销。
先列出交给代办的全部公司文件：营业注册证书、董事会决议、授权书、公司印章盖过的表格、空白信头纸、公司账户信息等。原件和复印件分开列。授权书上写明的授权范围和有效期，要特别标出来，因为在撤销通知送达之前，对方仍可能拿着它去办事。
撤销通知要送到曾经递交过这份授权书的窗口，以及公司日常往来的几个主要机关，并请求留档。以后再有人拿着旧授权书来办理以公司名义的事项，窗口才有依据拒绝。公司内部也要通知财务和行政：如果有人以代办名义打电话要求付款、补交材料，一律通过新指定的经办人核实，不直接回应。
盖了章的空白页最危险。查清给出去多少张、用于什么，以后公司文件尽量不要预先盖章交出；必要时请律师评估是否需要另外发出公告或采取法律措施。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。
接着办：换经办人后怎么续上
先按案件状态表把员工按紧急程度排序，再由新的经办人逐个续上；能延续原案的延续，原案无法确认的重新申请。
延续原案：如果查到案子确实已经递进去、材料真实，通常由公司出具新的授权，让新经办人接手跟进，补交窗口要求的材料。新经办人要先拿到原回执、原递交材料的清单，没有的就向窗口申请调阅或核证副本。
重新申请：如果原案查不到、或者材料真伪存疑，与其在可疑的案子上继续等，不如在律师和有认证资质的机构评估后，按正确流程重新申请。重新申请前要先弄清员工当前的合法身份还能维持多久，必要时先处理员工的过渡身份。
另外，借这次机会把全体外籍员工的证件做一次自查，看看有没有别的员工也是同一个代办经手的、证件真伪也需要核对。自查方法和台账做法见 发现外籍员工工签是假的：全员证件自查台账。
追责与以后怎么选代办，以及易行能做什么
追款和追责可以做，但要放在止损和续办之后；同时保全证据，因为代办失联往往不止你一家受害。
证据包括：委托合同或报价单、付款凭证、聊天记录、代办提供过的回执和照片、交接清单、员工的说明。代办如果是登记过的公司，可以查它的注册信息；如果收了钱没办事或伪造文件，可能涉及刑事问题，是否报案、怎么追讨请律师判断。个人在中介跑路后的追款和材料找回思路，可参考 菲律宾中介跑路怎么办。
以后选代办，至少核验四样：是否有移民局等主管机关的有效认证、是否有可查的公司登记、收费是否把官方费用和服务费分开列、是否每一步都给可核对的回执。护照交出时要写交接清单并让对方签收，授权书写清范围和有效期，不预先交出盖章空白页。
易行可以协助公司查清在审案件的真实状态、整理撤销授权与对外通知、安排员工护照的追回或补办顺序，并作为新的经办人续办签证与劳工许可，由 签证与人力服务承接。易行是在菲律宾 SEC 注册的私营咨询公司（注册号 CS202009551），持移民局认证（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）与劳工部 DOLE 认证，与政府部门无隶属关系，不承诺任何审批结果。