當天先做的三件事
第一，書面撤銷授權；第二，查清在審案件；第三，盤點每本護照的下落。順序可以並行，但三件都要在當天啓動。代辦失聯最大的風險不是錢，而是公司授權書還在外面、員工護照不知道在誰手裏、在審案件沒人跟進。
撤銷授權：以公司名義出具一份撤銷通知，寫明撤銷對該代辦及其人員的全部授權、撤銷日期、此後該代辦不得以公司名義辦理任何手續。這份通知要遞到相關窗口留存，並取得簽收；同時用能留下記錄的方式發給代辦本人，即使對方不回應也要發。
盤點護照：把交給代辦的護照逐本列出來，寫明員工姓名、護照號、交出日期、交給了誰、當時説的用途。再問清楚每本護照最後的去向：有沒有已經遞進移民局、有沒有被代辦帶走、有沒有被轉交給第三方。
同時通知受影響的員工本人，讓他們知道發生了什麼、公司正在做什麼。員工本人的簽證到期日、在審狀態要單獨記下來，哪個人最急，就先處理哪個人。員工手裏如果還留有護照複印件、收據照片、和代辦的聊天記錄，請他們一併交給公司保存。
查清在審案件：到底遞了沒有、卡在哪
代辦説「已經遞了」不算數，要以窗口查到的狀態為準。失聯的代辦最常見的情況有三種：真的遞了、只是沒人跟進；收了錢根本沒遞；遞了但用的材料有問題。三種情況後續處理完全不同。
查詢要由公司以申請人或擔保方身份去做，帶公司註冊文件、董事會授權和新的經辦人授權書。手裏有代辦給過的回執的，帶上回執去核對真偽；沒有回執的，按員工姓名和護照號查詢。查詢時請求窗口提供書面結果，必要時申請核證副本，見 移民局核證副本怎麼申請。
如果查到「根本沒遞」，員工可能比你以為的更早進入逾期風險，要立刻評估每個人的身份還能撐多久，優先安排補救。如果查到「遞了但材料可疑」，比如簽證章、收據真偽存疑，要格外小心，員工可能已經成了受害者，處理思路見 簽證被説是假的、受害者怎麼辦。
查清後做一張案件狀態表：每個員工的案件編號、遞交日期、當前狀態、護照位置、下一步誰負責。這張表就是後續接手和對外説明的基礎，也方便新的經辦人一眼看清哪幾個人最急。
護照：追回、掛失還是補辦
護照如果已經遞進移民局，通常留在案卷裏，不必掛失；如果在代辦手裏或下落不明，要儘快決定是繼續追回還是掛失補辦，拖着最危險。
在案卷裏的：按查到的案件狀態，由公司和員工以正規方式向窗口申請後續處理或取回，具體程序以窗口當期要求為準。不要另外再找人「幫忙從裏面拿出來」。
下落不明的：給代辦一個明確的書面期限要求歸還，期限過了還沒有結果，就應當協助員工向警方報案取得報案記錄，再向中國駐菲使領館申請補發護照或旅行證。掛失之後舊護照通常作廢，所以掛失前要確認它確實不在移民局案卷裏，否則可能影響正在審理的案件。補辦和後續轉簽的完整順序見 菲律賓護照丟失怎麼辦，簽證接續見 9G工簽補辦：護照丟了轉簽。
整個過程中，公司不要替員工私下和代辦「贖回」護照、不要按對方開價付錢換護照，這種交易往往換來的是更多的要價。員工個人身份證件的補辦由員工本人申請，公司提供在職證明、説明函和必要的協助。
公司文件和授權書：怎麼防被冒用
流在外面的公司註冊文件、授權書、蓋章空白頁，都可能被拿去以公司名義辦別的事，止損的關鍵是讓主管機關知道這份授權已經撤銷。
先列出交給代辦的全部公司文件：營業註冊證書、董事會決議、授權書、公司印章蓋過的表格、空白信頭紙、公司賬户信息等。原件和複印件分開列。授權書上寫明的授權範圍和有效期，要特別標出來，因為在撤銷通知送達之前，對方仍可能拿着它去辦事。
撤銷通知要送到曾經遞交過這份授權書的窗口，以及公司日常往來的幾個主要機關，並請求留檔。以後再有人拿着舊授權書來辦理以公司名義的事項，窗口才有依據拒絕。公司內部也要通知財務和行政：如果有人以代辦名義打電話要求付款、補交材料，一律通過新指定的經辦人核實，不直接回應。
蓋了章的空白頁最危險。查清給出去多少張、用於什麼，以後公司文件儘量不要預先蓋章交出；必要時請律師評估是否需要另外發出公告或採取法律措施。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。
接着辦：換經辦人後怎麼續上
先按案件狀態表把員工按緊急程度排序，再由新的經辦人逐個續上；能延續原案的延續，原案無法確認的重新申請。
延續原案：如果查到案子確實已經遞進去、材料真實，通常由公司出具新的授權，讓新經辦人接手跟進，補交窗口要求的材料。新經辦人要先拿到原回執、原遞交材料的清單，沒有的就向窗口申請調閲或核證副本。
重新申請：如果原案查不到、或者材料真偽存疑，與其在可疑的案子上繼續等，不如在律師和有認證資質的機構評估後，按正確流程重新申請。重新申請前要先弄清員工當前的合法身份還能維持多久，必要時先處理員工的過渡身份。
另外，借這次機會把全體外籍員工的證件做一次自查，看看有沒有別的員工也是同一個代辦經手的、證件真偽也需要核對。自查方法和台賬做法見 發現外籍員工工簽是假的：全員證件自查台賬。
追責與以後怎麼選代辦，以及易行能做什麼
追款和追責可以做，但要放在止損和續辦之後；同時保全證據，因為代辦失聯往往不止你一家受害。
證據包括：委託合同或報價單、付款憑證、聊天記錄、代辦提供過的回執和照片、交接清單、員工的説明。代辦如果是登記過的公司，可以查它的註冊信息；如果收了錢沒辦事或偽造文件，可能涉及刑事問題，是否報案、怎麼追討請律師判斷。個人在中介跑路後的追款和材料找回思路，可參考 菲律賓中介跑路怎麼辦。
以後選代辦，至少核驗四樣：是否有移民局等主管機關的有效認證、是否有可查的公司登記、收費是否把官方費用和服務費分開列、是否每一步都給可核對的回執。護照交出時要寫交接清單並讓對方簽收，授權書寫清範圍和有效期，不預先交出蓋章空白頁。
易行可以協助公司查清在審案件的真實狀態、整理撤銷授權與對外通知、安排員工護照的追回或補辦順序，並作為新的經辦人續辦簽證與勞工許可，由 簽證與人力服務承接。易行是在菲律賓 SEC 註冊的私營諮詢公司（註冊號 CS202009551），持移民局認證（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）與勞工部 DOLE 認證，與政府部門無隸屬關係，不承諾任何審批結果。