第一步：核對員工是否真的符合退休條件
先把這位員工的人事檔案拿出來，核對三件事：入職日期和連續服務年限、出生日期和現在的年齡、公司有沒有書面的退休政策、勞動合同或集體協議裏有沒有更優厚的退休條款。法律規定的是最低標準，公司政策或合同約定更優的，按更優的執行。
法定退休分為員工可以選擇退休的年齡和必須退休的年齡兩種情形，並且要求在公司服務滿一定年限，具體年齡和年限以現行法律和勞工部當期規定為準。有些行業對特殊工種還有不同的退休年齡。服務年限怎麼算，如果中間有過停職、調動到關聯公司、從派遣轉正等情況，要特別核對清楚。
另外要分清兩件事：公司的法定退休金，和社保機構發放的養老金，是兩套不同的東西。員工拿到社保養老金，不代表公司可以不付法定退休金，反之亦然。員工有時會把兩者混在一起，公司在溝通時可以幫他理清，避免誤會。
核對過程中有疑問的地方，書面記下來，交給勞動法律師或熟悉勞動事務的會計師確認。
第二步：請專業人士按規定核算金額
法定退休金的計算有專門的口徑：按服務年限計算，每滿一年對應一定的金額，計算基數里除了基本工資，還包括法律規定要計入的部分，具體比例和計算方法以現行法律和勞工部規定為準。不要憑印象或參考其他公司的做法自己算，請會計師或勞動法律師按員工最新工資和服務年限核算。
核算時一併確認：員工的最後一期工資、未休假折算、按比例的第十三個月工資等離職結算項目，這些和退休金是分開計算、一起結清的。離職結算拖延會引發新的糾紛，相關情形見 最後一期工資遲遲不給怎麼辦。
退休金在滿足法定條件時可能享受所得税方面的優惠，但條件比較具體，比如是否屬於合格的退休計劃、員工是否首次領取等，以税務機關當期規定為準，交給會計師判斷。處理得當，可以減少員工到手金額被扣税的爭議。
核算結果要形成書面明細，列出計算依據，後面和員工溝通、簽署協議都要用到。
第三步：錢不夠時怎麼和員工談
公司一下子拿不出這筆錢，可以坦誠地和員工商量付款安排：一次付清、首付加分期、或者部分現金加其他安排，所有條件都要書面寫清並雙方簽字。多數老員工希望的是拿到應得的錢、體面退休，只要公司態度誠懇、方案明確，往往能談成。
分期協議要寫清每期金額、付款日期、逾期怎麼處理，以及全部付清前員工的權利不受影響。協議裏不要寫讓員工放棄法定權利、或者金額明顯低於法定標準的條款；員工簽署的和解或放棄聲明，如果內容不合理或不是自願簽的，勞動部門可能不予認可。
如果員工不同意公司的方案，向勞工部門的單一入口調解機制申請調解，是常見的下一步。公司收到調解通知要按時出席，帶上核算明細和付款方案，調解當天怎麼準備見 單一入口調解當天怎麼準備。調解不成進入勞動仲裁，耗時更長、成本更高。
無論如何，不要因為員工來要退休金就降薪、調崗、冷處理，或者找理由讓他"自願辭職"。這些做法很容易被認定為變相解僱，反而讓公司承擔更多責任。
如果你是員工：怎麼主張自己的退休金
員工這邊，先整理好自己的入職證明、工資單、在職證明和身份證件，確認自己的年齡和服務年限符合退休條件，然後書面向公司提出退休申請和退休金請求，保留送達記錄。
公司回覆説沒有退休計劃、或者給出的金額明顯偏低，可以請公司出示計算明細，也可以諮詢勞工部門或律師，瞭解自己按法律最低標準應得多少。公司提出分期，評估方案是否可行、有沒有書面保障，再決定是否同意。
公司拒絕支付或一直拖延，可以向勞工部門申請調解，調解不成可以進入仲裁程序；拿到裁決後公司仍不付的，還有申請執行的路徑，相關情形見 勞動裁決公司不執行怎麼辦。勞動請求有時效限制，具體以現行規定為準，不要拖太久才行動。
退休金和社保養老金要分開申請。社保養老金由員工本人向社保機構申請，前提是繳費記錄完整，公司沒繳的部分要另外追究。
以後：別再讓這件事變成突發危機
這一次處理完，公司要把退休金這件事納入日常管理：盤點所有員工的年齡和服務年限，列出未來幾年會到退休年齡的名單，估算可能的支出，並考慮建立退休計劃或逐年計提。
中小企業常見的做法，是每年在財務上為退休金預留一部分資金，或者通過合規的退休基金安排來平滑支出；具體哪種方式適合、税務上怎麼處理，交給會計師設計。員工人數較多、工齡較長的公司，越早規劃越好。
同時把退休政策寫進員工手冊或勞動合同，明確退休年齡、計算方式和申請流程，並按規定向員工説明。政策寫得清楚，員工有預期，公司也不會在某一天突然面對一大筆支出。
公司裏有外籍員工的，他們的退休和離職安排還會牽涉簽證與工作許可的收尾，要和人事、簽證手續一起規劃。
易行能做什麼
易行可以協助公司整理員工人事檔案和服務年限、對接勞動法律師和會計師核算退休金與離職結算、陪同準備勞工部門調解所需的材料，並協助梳理退休政策和員工手冊。涉及外籍員工的，我們也能同步處理簽證與工作許可的收尾手續，詳見 簽證與人力服務。
易行不是律師事務所，不代理勞動仲裁，不替公司或員工判斷具體金額是否合法，也不會協助任何規避法定義務的安排。涉及計算口徑、和解協議效力和訴訟的問題，由執業律師和會計師負責。
易行國際是在菲律賓證券交易委員會註冊的私營諮詢公司（SEC 註冊號 CS202009551），持移民局認證（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）以及勞工部 DOLE 與退休署 PRA 認證，與任何政府部門沒有隸屬關係。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。