第一步：核对员工是否真的符合退休条件
先把这位员工的人事档案拿出来，核对三件事：入职日期和连续服务年限、出生日期和现在的年龄、公司有没有书面的退休政策、劳动合同或集体协议里有没有更优厚的退休条款。法律规定的是最低标准，公司政策或合同约定更优的，按更优的执行。
法定退休分为员工可以选择退休的年龄和必须退休的年龄两种情形，并且要求在公司服务满一定年限，具体年龄和年限以现行法律和劳工部当期规定为准。有些行业对特殊工种还有不同的退休年龄。服务年限怎么算，如果中间有过停职、调动到关联公司、从派遣转正等情况，要特别核对清楚。
另外要分清两件事：公司的法定退休金，和社保机构发放的养老金，是两套不同的东西。员工拿到社保养老金，不代表公司可以不付法定退休金，反之亦然。员工有时会把两者混在一起，公司在沟通时可以帮他理清，避免误会。
核对过程中有疑问的地方，书面记下来，交给劳动法律师或熟悉劳动事务的会计师确认。
第二步：请专业人士按规定核算金额
法定退休金的计算有专门的口径：按服务年限计算，每满一年对应一定的金额，计算基数里除了基本工资，还包括法律规定要计入的部分，具体比例和计算方法以现行法律和劳工部规定为准。不要凭印象或参考其他公司的做法自己算，请会计师或劳动法律师按员工最新工资和服务年限核算。
核算时一并确认：员工的最后一期工资、未休假折算、按比例的第十三个月工资等离职结算项目，这些和退休金是分开计算、一起结清的。离职结算拖延会引发新的纠纷，相关情形见 最后一期工资迟迟不给怎么办。
退休金在满足法定条件时可能享受所得税方面的优惠，但条件比较具体，比如是否属于合格的退休计划、员工是否首次领取等，以税务机关当期规定为准，交给会计师判断。处理得当，可以减少员工到手金额被扣税的争议。
核算结果要形成书面明细，列出计算依据，后面和员工沟通、签署协议都要用到。
第三步：钱不够时怎么和员工谈
公司一下子拿不出这笔钱，可以坦诚地和员工商量付款安排：一次付清、首付加分期、或者部分现金加其他安排，所有条件都要书面写清并双方签字。多数老员工希望的是拿到应得的钱、体面退休，只要公司态度诚恳、方案明确，往往能谈成。
分期协议要写清每期金额、付款日期、逾期怎么处理，以及全部付清前员工的权利不受影响。协议里不要写让员工放弃法定权利、或者金额明显低于法定标准的条款；员工签署的和解或放弃声明，如果内容不合理或不是自愿签的，劳动部门可能不予认可。
如果员工不同意公司的方案，向劳工部门的单一入口调解机制申请调解，是常见的下一步。公司收到调解通知要按时出席，带上核算明细和付款方案，调解当天怎么准备见 单一入口调解当天怎么准备。调解不成进入劳动仲裁，耗时更长、成本更高。
无论如何，不要因为员工来要退休金就降薪、调岗、冷处理，或者找理由让他"自愿辞职"。这些做法很容易被认定为变相解雇，反而让公司承担更多责任。
如果你是员工：怎么主张自己的退休金
员工这边，先整理好自己的入职证明、工资单、在职证明和身份证件，确认自己的年龄和服务年限符合退休条件，然后书面向公司提出退休申请和退休金请求，保留送达记录。
公司回复说没有退休计划、或者给出的金额明显偏低，可以请公司出示计算明细，也可以咨询劳工部门或律师，了解自己按法律最低标准应得多少。公司提出分期，评估方案是否可行、有没有书面保障，再决定是否同意。
公司拒绝支付或一直拖延，可以向劳工部门申请调解，调解不成可以进入仲裁程序；拿到裁决后公司仍不付的，还有申请执行的路径，相关情形见 劳动裁决公司不执行怎么办。劳动请求有时效限制，具体以现行规定为准，不要拖太久才行动。
退休金和社保养老金要分开申请。社保养老金由员工本人向社保机构申请，前提是缴费记录完整，公司没缴的部分要另外追究。
以后：别再让这件事变成突发危机
这一次处理完，公司要把退休金这件事纳入日常管理：盘点所有员工的年龄和服务年限，列出未来几年会到退休年龄的名单，估算可能的支出，并考虑建立退休计划或逐年计提。
中小企业常见的做法，是每年在财务上为退休金预留一部分资金，或者通过合规的退休基金安排来平滑支出；具体哪种方式适合、税务上怎么处理，交给会计师设计。员工人数较多、工龄较长的公司，越早规划越好。
同时把退休政策写进员工手册或劳动合同，明确退休年龄、计算方式和申请流程，并按规定向员工说明。政策写得清楚，员工有预期，公司也不会在某一天突然面对一大笔支出。
公司里有外籍员工的，他们的退休和离职安排还会牵涉签证与工作许可的收尾，要和人事、签证手续一起规划。
易行能做什么
易行可以协助公司整理员工人事档案和服务年限、对接劳动法律师和会计师核算退休金与离职结算、陪同准备劳工部门调解所需的材料，并协助梳理退休政策和员工手册。涉及外籍员工的，我们也能同步处理签证与工作许可的收尾手续，详见 签证与人力服务。
易行不是律师事务所，不代理劳动仲裁，不替公司或员工判断具体金额是否合法，也不会协助任何规避法定义务的安排。涉及计算口径、和解协议效力和诉讼的问题，由执业律师和会计师负责。
易行国际是在菲律宾证券交易委员会注册的私营咨询公司（SEC 注册号 CS202009551），持移民局认证（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）以及劳工部 DOLE 与退休署 PRA 认证，与任何政府部门没有隶属关系。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。