先弄清被拒的是哪一种：缺授权、范围不对还是形式不合格
被拒的理由决定补什么，别一上来就重新出一整套文件。常见的情况大致有三类。第一类是根本没有授权：派去的人只带了名片或一封普通信函，没有董事会决议，也没有秘书证明，法院或机关无从判断此人能否代表公司。第二类是有授权但范围不对：决议只写了“处理该案”，没写可以和解、可以签署和解协议或可以出庭作证，而对方要求的恰好是这些权限；或者决议是为另一个案件、另一份申请出的。第三类是形式问题：没有公证、日期太旧、签字人不是登记在案的公司秘书、决议的会议日期晚于提交日期，或者人在国外签的文件没有做认证。
在现场就请对方说清是哪一项，最好请书记员或承办人员把理由写在记录上，或在离开前把理由用手机记下并发邮件给自己留存时间。理由越具体，补件越快，也能避免第二次被拒。
当天该做的事：书面请求补交，保住期限和程序
最要紧的是让记录显示公司没有放弃，而是在补正授权。如果是在法院，让到场的人当庭说明公司愿意补交授权，请求给时间，并询问下一次开庭日期；如果法官允许，请律师以公司名义提交书面动议请求延期或补正。如果是政府机关的窗口，请对方出具书面的退件或补件通知，写明欠缺的文件，并记下受理编号和截止时间。
同时立刻通知公司负责人和公司秘书，说明需要的是哪一种授权、要覆盖哪些权限、要在什么时间前交。若有律师代理，先问律师：律师本人的委托手续是否完整，是否可以由律师出庭代表公司处理程序事项，而公司代表的授权稍后补交。很多情况下，程序可以由律师先接住，代表授权补交即可，但能否这样处理以法院或机关的当期要求为准。
如果当天来不及拿到新文件，至少先由公司负责人发一封带抬头的书面说明，写明派员身份、正在补办授权以及预计补交时间，交给承办人员存档。
补一份对口的授权：决议写清人、事、权限、期限
新的授权要按被拒的理由逐项补齐，而不是复制旧文件改个日期。一份对口的董事会决议通常要写清四件事：授权谁，写全名和职务；处理哪一件事，写清案号、机关名称或申请编号；可以做什么，例如出庭、陈述、签署文件、参加调解、同意或拒绝和解方案；以及授权到什么时候结束。然后由公司秘书出具秘书证明，确认这份决议在会议上合法通过，再按要求公证。
不要用决议日期去“补”过去的行为：如果代表已经在没有授权时签过东西，应当由董事会另行决议追认，而不是倒签一份早日期的决议。倒签一旦被对方发现，可能让整件事变得更糟，也可能牵连签字的公司秘书。
如果公司秘书联系不上或不肯签，先处理秘书的问题，见 公司秘书扣着文件不交怎么办。
董事或股东在国外：文件怎么签、怎么认证才会被接受
签字人在菲律宾境外时，最容易卡在认证环节，要提前确认接收方认哪一种。常见做法是在当地公证后做海牙认证，或在菲律宾驻外使领馆办理公证或认证。不同法院和机关对境外文件的要求可能不同，有的要求原件，有的接受核证副本，有的还要求英文翻译件。签字前先把接收方的要求问清楚，再按要求一次办到位，可以少跑一轮。
如果诉讼或程序会持续较长时间，可以考虑一次性授权覆盖整个案件或整类事项，并写明授权人更换时的处理方式，免得每次开庭都要重新出文件。外籍母公司或海外股东授权在菲律宾的人参与诉讼，具体怎么准备，见 外国母公司授权在菲应诉。
认证的基本流程见 海牙认证怎么办。
如果已经被记为缺席或程序被驳回：还能做什么
被记缺席不等于输掉，但补救窗口通常不长，要马上交给律师判断。如果法院因为公司没有合法代表到庭而作出了不利的程序决定，律师可能会评估申请撤销缺席、请求重新开庭或提出复议，理由往往是授权文件存在可补正的形式问题，并非公司故意不到。能否成功取决于案件阶段、被拒当时是否有记录，以及公司在多快时间内补正。
如果已经出现了缺席判决，处理路径见 公司被缺席判决后的补救；如果公司本身是被告、刚收到起诉，整体应对顺序见 公司被告了怎么办。政府机关的申请被当作放弃时，可以询问能否在原编号下补件续办，还是只能重新提交，并保留好被拒时的书面通知，作为后续说明的依据。
以后怎么避免，以及易行能做什么
最好的办法是公司常备一套随时可用的授权模板和签字流程。可以由董事会预先通过一份覆盖常见事项的授权决议，例如处理劳动案件、税务问询、行政检查和小额诉讼，再针对重要案件单独出专项决议；公司秘书保留签字样本和公证安排，海外董事预先办好可远程签署的流程。每次派人出去前，用一张清单核对：谁去、带什么、权限写到哪一步、文件日期是否在有效期内。
易行是在菲律宾注册的咨询服务机构（SEC 注册号 CS202009551；移民局认证 BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）。我们可以协助梳理被拒理由、准备对口的董事会决议和秘书证明的内容框架、安排公证和认证、翻译文件，并对接熟悉程序事务的在菲执业律师，见 合规托管服务。易行不是律所，不代理出庭，也不就案件结果作任何承诺。
个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。