先弄清被拒的是哪一種：缺授權、範圍不對還是形式不合格
被拒的理由決定補什麼，別一上來就重新出一整套文件。常見的情況大致有三類。第一類是根本沒有授權：派去的人只帶了名片或一封普通信函，沒有董事會決議，也沒有秘書證明，法院或機關無從判斷此人能否代表公司。第二類是有授權但範圍不對：決議只寫了“處理該案”，沒寫可以和解、可以簽署和解協議或可以出庭作證，而對方要求的恰好是這些權限；或者決議是為另一個案件、另一份申請出的。第三類是形式問題：沒有公證、日期太舊、簽字人不是登記在案的公司秘書、決議的會議日期晚於提交日期，或者人在國外簽的文件沒有做認證。
在現場就請對方説清是哪一項，最好請書記員或承辦人員把理由寫在記錄上，或在離開前把理由用手機記下併發郵件給自己留存時間。理由越具體，補件越快，也能避免第二次被拒。
當天該做的事：書面請求補交，保住期限和程序
最要緊的是讓記錄顯示公司沒有放棄，而是在補正授權。如果是在法院，讓到場的人當庭説明公司願意補交授權，請求給時間，並詢問下一次開庭日期；如果法官允許，請律師以公司名義提交書面動議請求延期或補正。如果是政府機關的窗口，請對方出具書面的退件或補件通知，寫明欠缺的文件，並記下受理編號和截止時間。
同時立刻通知公司負責人和公司秘書，説明需要的是哪一種授權、要覆蓋哪些權限、要在什麼時間前交。若有律師代理，先問律師：律師本人的委託手續是否完整，是否可以由律師出庭代表公司處理程序事項，而公司代表的授權稍後補交。很多情況下，程序可以由律師先接住，代表授權補交即可，但能否這樣處理以法院或機關的當期要求為準。
如果當天來不及拿到新文件，至少先由公司負責人發一封帶抬頭的書面説明，寫明派員身份、正在補辦授權以及預計補交時間，交給承辦人員存檔。
補一份對口的授權：決議寫清人、事、權限、期限
新的授權要按被拒的理由逐項補齊，而不是複製舊文件改個日期。一份對口的董事會決議通常要寫清四件事：授權誰，寫全名和職務；處理哪一件事，寫清案號、機關名稱或申請編號；可以做什麼，例如出庭、陳述、簽署文件、參加調解、同意或拒絕和解方案；以及授權到什麼時候結束。然後由公司秘書出具秘書證明，確認這份決議在會議上合法通過，再按要求公證。
不要用決議日期去“補”過去的行為：如果代表已經在沒有授權時簽過東西，應當由董事會另行決議追認，而不是倒簽一份早日期的決議。倒簽一旦被對方發現，可能讓整件事變得更糟，也可能牽連簽字的公司秘書。
如果公司秘書聯繫不上或不肯簽，先處理秘書的問題，見 公司秘書扣着文件不交怎麼辦。
董事或股東在國外：文件怎麼簽、怎麼認證才會被接受
簽字人在菲律賓境外時，最容易卡在認證環節，要提前確認接收方認哪一種。常見做法是在當地公證後做海牙認證，或在菲律賓駐外使領館辦理公證或認證。不同法院和機關對境外文件的要求可能不同，有的要求原件，有的接受核證副本，有的還要求英文翻譯件。簽字前先把接收方的要求問清楚，再按要求一次辦到位，可以少跑一輪。
如果訴訟或程序會持續較長時間，可以考慮一次性授權覆蓋整個案件或整類事項，並寫明授權人更換時的處理方式，免得每次開庭都要重新出文件。外籍母公司或海外股東授權在菲律賓的人蔘與訴訟，具體怎麼準備，見 外國母公司授權在菲應訴。
認證的基本流程見 海牙認證怎麼辦。
如果已經被記為缺席或程序被駁回：還能做什麼
被記缺席不等於輸掉，但補救窗口通常不長，要馬上交給律師判斷。如果法院因為公司沒有合法代表到庭而作出了不利的程序決定，律師可能會評估申請撤銷缺席、請求重新開庭或提出複議，理由往往是授權文件存在可補正的形式問題，並非公司故意不到。能否成功取決於案件階段、被拒當時是否有記錄，以及公司在多快時間內補正。
如果已經出現了缺席判決，處理路徑見 公司被缺席判決後的補救；如果公司本身是被告、剛收到起訴，整體應對順序見 公司被告了怎麼辦。政府機關的申請被當作放棄時，可以詢問能否在原編號下補件續辦，還是隻能重新提交，並保留好被拒時的書面通知，作為後續説明的依據。
以後怎麼避免，以及易行能做什麼
最好的辦法是公司常備一套隨時可用的授權模板和簽字流程。可以由董事會預先通過一份覆蓋常見事項的授權決議，例如處理勞動案件、税務問詢、行政檢查和小額訴訟，再針對重要案件單獨出專項決議；公司秘書保留簽字樣本和公證安排，海外董事預先辦好可遠程簽署的流程。每次派人出去前，用一張清單核對：誰去、帶什麼、權限寫到哪一步、文件日期是否在有效期內。
易行是在菲律賓註冊的諮詢服務機構（SEC 註冊號 CS202009551；移民局認證 BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）。我們可以協助梳理被拒理由、準備對口的董事會決議和秘書證明的內容框架、安排公證和認證、翻譯文件，並對接熟悉程序事務的在菲執業律師，見 合規託管服務。易行不是律所，不代理出庭，也不就案件結果作任何承諾。
個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。