先分清：是菲律賓子公司打官司，還是母公司自己打
第一件要分清的事，是訴訟的當事方到底是誰。如果當事方是在菲律賓註冊的子公司，原則上由子公司自己的董事會授權代表即可，母公司的文件不一定需要；只有在子公司董事都在境外、或者律師要求證明股東層面的同意時，才會牽涉母公司。
如果當事方是中國母公司本身，比如母公司直接和菲律賓客户簽了合同、要在菲律賓起訴追款，或者被菲律賓的相對方起訴，那麼授權文件必須由母公司出具。母公司在菲律賓設有分公司的，分公司的駐菲代表權限也要核對，分公司文件鏈的一般要求見 菲律賓分公司需要哪些材料。
這一步弄錯，後面的文件做得再規範也沒用。最常見的錯誤是：當事方是母公司，卻拿子公司的董事會決議去用；或者當事方是子公司，卻從國內寄來一份母公司的授權書，法院不認為它能代表子公司。
所以第一步永遠是讓菲律賓律師書面確認：訴狀或答辯上的當事方名稱是什麼，需要哪個主體的哪種授權文件，授權給哪個自然人。
授權文件要寫什麼：主體、被授權人、具體事項、期限
菲律賓訴訟裏，代表公司簽署訴訟文書和核實聲明、出席調解和庭審、和解談判，通常都需要能證明此人獲得公司授權的文件，常見形式是董事會決議加公司秘書證明，或者一份經過適當程序的授權書。具體用哪種形式、是否需要附帶特定聲明，以承辦律師按當期規則的要求為準。
內容上至少寫清四件事：第一，授權主體的完整註冊名稱、註冊號和住所，與訴狀上的當事方名稱完全一致；第二，被授權人的姓名、身份證件號碼和職務；第三，授權的具體事項，例如就某案件簽署起訴狀或答辯狀、核實與證明文件、出席調解與審理、在一定範圍內和解；第四，授權期限，或寫明至案件終結。
事項寫得太籠統，例如只寫「全權處理一切法律事務」，在菲律賓可能被認為不夠具體；而和解、撤訴這類會處分公司權利的事項，最好單獨寫明是否授權、在什麼範圍內授權。
簽字人也要有權簽：董事會決議要有符合章程的會議記錄或書面同意，授權書要由法定代表人或有權董事簽署，並附上證明簽字人身份和職務的文件，例如營業執照副本和任職證明。開户用的董事會決議格式可作參考，見 董事會決議怎麼寫。
在中國怎麼做才能在菲律賓用：公證、海牙認證與翻譯
中國母公司出具的文件要在菲律賓法院使用，通常要先在中國辦理公證，再辦理海牙認證。中國已於 2023 年 11 月起適用取消外國公文認證要求的公約，菲律賓也是成員，所以一般不再需要領事雙認證，在國內辦完認證即可，不必在菲律賓再蓋第二個章，流程見 中國出具的文件怎麼認證。
公證時要注意：被公證的應當是授權文件本身的簽署，而不只是營業執照複印件；公證書要能體現簽字人的身份和職務；多頁文件要裝訂完整。中文文件要附英文翻譯，翻譯件由誰出具、是否需要同樣認證，以承辦律師和法院的要求為準，最穩妥的做法是在公證時一併辦理翻譯公證。
時間往往是最大的風險。訴訟有嚴格的期限，而國內公證、認證、快遞到菲律賓都需要時間。拿到律師清單的當天就啓動，並預留補件的餘地；如果期限非常緊，請律師評估能否先提交、後補授權文件，以及法院是否接受。
寄送時用可追蹤的國際快遞，同時把掃描件先發給律師核對。文件寄到菲律賓後才發現有問題，再重做一輪，最容易誤期。
最常見的四種退回原因
第一種，授權主體不對：當事方和出具授權的公司不是同一個，或者公司名稱、註冊號與訴狀不一致，哪怕只差一個字或縮寫。第二種，事項太籠統或漏項：只寫了全權代理，沒寫簽署哪類文書、能否和解；或者授權了起訴，卻沒授權核實聲明，導致訴狀本身有程序瑕疵。
第三種，簽字人身份沒有證明：授權書上的簽字人是誰、為什麼有權代表公司，文件裏看不出來，也沒有附任職證明或董事會決議。第四種，認證鏈斷了：只做了公證沒做認證，或者翻譯件沒有對應的公證，或者多份文件中有一份漏辦，海牙認證常見的退件原因還可參考 認證被退件的常見原因。
避免退回的辦法很樸素：讓菲律賓律師先審一遍中文初稿和英文譯稿，確認無誤再去公證。多花一兩天審稿，遠比文件寄到後被退回、再走一遍公證認證要快。
被退回時，先問清楚具體是哪一點不符合，再決定是補一份補充文件還是整份重做。補充授權往往比整份重做快，但要律師確認法院接受。
把時間線排出來：從律師清單到文件交到法院
一個可執行的時間線大致是：律師出清單和英文範本；母公司內部審批、召開董事會或書面同意；簽署；公證與翻譯；海牙認證；國際快遞；律師核對後提交。每一步都可能卡住，內部審批和公證預約往往比想像中慢。
建議指定一位國內對接人和一位菲律賓對接人，用同一份進度表跟蹤每一步的預計完成時間和實際完成時間。母公司的法務、董事會秘書和外部公證處之間的溝通，由國內對接人負責；律師、法院和本地快遞的接收，由菲律賓對接人負責。
如果公司長期在菲律賓有訴訟或經常需要出授權，可以考慮一次性出一份範圍適當、期限較長的訴訟授權，並保持一套已認證的公司基本文件在菲律賓備用，下次就不必從頭來過。
但長期授權也要防止被濫用，給本地人員的授權範圍和期限要控制，相關風險見 本地經理濫用授權怎麼辦。
易行能做什麼
易行國際旅行社（SEC 註冊號 CS202009551，菲律賓移民局認證代辦 CA-202624381-1）為中資企業提供 合規託管服務：根據菲律賓律師的清單，協助母公司整理授權文件的中英文版本，核對公司名稱和註冊信息與菲律賓文件是否一致，安排國內公證、翻譯和海牙認證的順序，並在菲律賓接收和轉交給承辦律師。
訴訟本身、授權形式是否滿足法院要求、能否先提交後補件等問題，由執業律師判斷。我們不是律師事務所，不代理訴訟，也不承諾任何案件或期限結果。
如果法院或律師剛剛通知你需要母公司授權，先把律師的要求原文、訴狀上的當事方名稱和期限發給我們，我們幫你排一張從國內到菲律賓的倒推時間表。公司還有文書寄到舊地址錯過期限的情況，見 文書寄到舊地址錯過期限怎麼補救。
個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。