先分清：是菲律宾子公司打官司，还是母公司自己打
第一件要分清的事，是诉讼的当事方到底是谁。如果当事方是在菲律宾注册的子公司，原则上由子公司自己的董事会授权代表即可，母公司的文件不一定需要；只有在子公司董事都在境外、或者律师要求证明股东层面的同意时，才会牵涉母公司。
如果当事方是中国母公司本身，比如母公司直接和菲律宾客户签了合同、要在菲律宾起诉追款，或者被菲律宾的相对方起诉，那么授权文件必须由母公司出具。母公司在菲律宾设有分公司的，分公司的驻菲代表权限也要核对，分公司文件链的一般要求见 菲律宾分公司需要哪些材料。
这一步弄错，后面的文件做得再规范也没用。最常见的错误是：当事方是母公司，却拿子公司的董事会决议去用；或者当事方是子公司，却从国内寄来一份母公司的授权书，法院不认为它能代表子公司。
所以第一步永远是让菲律宾律师书面确认：诉状或答辩上的当事方名称是什么，需要哪个主体的哪种授权文件，授权给哪个自然人。
授权文件要写什么：主体、被授权人、具体事项、期限
菲律宾诉讼里，代表公司签署诉讼文书和核实声明、出席调解和庭审、和解谈判，通常都需要能证明此人获得公司授权的文件，常见形式是董事会决议加公司秘书证明，或者一份经过适当程序的授权书。具体用哪种形式、是否需要附带特定声明，以承办律师按当期规则的要求为准。
内容上至少写清四件事：第一，授权主体的完整注册名称、注册号和住所，与诉状上的当事方名称完全一致；第二，被授权人的姓名、身份证件号码和职务；第三，授权的具体事项，例如就某案件签署起诉状或答辩状、核实与证明文件、出席调解与审理、在一定范围内和解；第四，授权期限，或写明至案件终结。
事项写得太笼统，例如只写「全权处理一切法律事务」，在菲律宾可能被认为不够具体；而和解、撤诉这类会处分公司权利的事项，最好单独写明是否授权、在什么范围内授权。
签字人也要有权签：董事会决议要有符合章程的会议记录或书面同意，授权书要由法定代表人或有权董事签署，并附上证明签字人身份和职务的文件，例如营业执照副本和任职证明。开户用的董事会决议格式可作参考，见 董事会决议怎么写。
在中国怎么做才能在菲律宾用：公证、海牙认证与翻译
中国母公司出具的文件要在菲律宾法院使用，通常要先在中国办理公证，再办理海牙认证。中国已于 2023 年 11 月起适用取消外国公文认证要求的公约，菲律宾也是成员，所以一般不再需要领事双认证，在国内办完认证即可，不必在菲律宾再盖第二个章，流程见 中国出具的文件怎么认证。
公证时要注意：被公证的应当是授权文件本身的签署，而不只是营业执照复印件；公证书要能体现签字人的身份和职务；多页文件要装订完整。中文文件要附英文翻译，翻译件由谁出具、是否需要同样认证，以承办律师和法院的要求为准，最稳妥的做法是在公证时一并办理翻译公证。
时间往往是最大的风险。诉讼有严格的期限，而国内公证、认证、快递到菲律宾都需要时间。拿到律师清单的当天就启动，并预留补件的余地；如果期限非常紧，请律师评估能否先提交、后补授权文件，以及法院是否接受。
寄送时用可追踪的国际快递，同时把扫描件先发给律师核对。文件寄到菲律宾后才发现有问题，再重做一轮，最容易误期。
最常见的四种退回原因
第一种，授权主体不对：当事方和出具授权的公司不是同一个，或者公司名称、注册号与诉状不一致，哪怕只差一个字或缩写。第二种，事项太笼统或漏项：只写了全权代理，没写签署哪类文书、能否和解；或者授权了起诉，却没授权核实声明，导致诉状本身有程序瑕疵。
第三种，签字人身份没有证明：授权书上的签字人是谁、为什么有权代表公司，文件里看不出来，也没有附任职证明或董事会决议。第四种，认证链断了：只做了公证没做认证，或者翻译件没有对应的公证，或者多份文件中有一份漏办，海牙认证常见的退件原因还可参考 认证被退件的常见原因。
避免退回的办法很朴素：让菲律宾律师先审一遍中文初稿和英文译稿，确认无误再去公证。多花一两天审稿，远比文件寄到后被退回、再走一遍公证认证要快。
被退回时，先问清楚具体是哪一点不符合，再决定是补一份补充文件还是整份重做。补充授权往往比整份重做快，但要律师确认法院接受。
把时间线排出来：从律师清单到文件交到法院
一个可执行的时间线大致是：律师出清单和英文范本；母公司内部审批、召开董事会或书面同意；签署；公证与翻译；海牙认证；国际快递；律师核对后提交。每一步都可能卡住，内部审批和公证预约往往比想象中慢。
建议指定一位国内对接人和一位菲律宾对接人，用同一份进度表跟踪每一步的预计完成时间和实际完成时间。母公司的法务、董事会秘书和外部公证处之间的沟通，由国内对接人负责；律师、法院和本地快递的接收，由菲律宾对接人负责。
如果公司长期在菲律宾有诉讼或经常需要出授权，可以考虑一次性出一份范围适当、期限较长的诉讼授权，并保持一套已认证的公司基本文件在菲律宾备用，下次就不必从头来过。
但长期授权也要防止被滥用，给本地人员的授权范围和期限要控制，相关风险见 本地经理滥用授权怎么办。
易行能做什么
易行国际旅行社（SEC 注册号 CS202009551，菲律宾移民局认证代办 CA-202624381-1）为中资企业提供 合规托管服务：根据菲律宾律师的清单，协助母公司整理授权文件的中英文版本，核对公司名称和注册信息与菲律宾文件是否一致，安排国内公证、翻译和海牙认证的顺序，并在菲律宾接收和转交给承办律师。
诉讼本身、授权形式是否满足法院要求、能否先提交后补件等问题，由执业律师判断。我们不是律师事务所，不代理诉讼，也不承诺任何案件或期限结果。
如果法院或律师刚刚通知你需要母公司授权，先把律师的要求原文、诉状上的当事方名称和期限发给我们，我们帮你排一张从国内到菲律宾的倒推时间表。公司还有文书寄到旧地址错过期限的情况，见 文书寄到旧地址错过期限怎么补救。
个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。