先确认离职，再决定申请的去留
先把员工的离职书面确定下来，包括离职日期和最后工作日，再处理申请；在员工意向还没确定之前就撤回申请，容易变成纠纷。员工口头说想走、还在和公司谈，与员工已经递交辞职信、确定离职日期，是两种不同的情况。
员工递交辞职后，公司要书面回复确认收到、确认离职日期和交接安排。按劳动法和合同，员工辞职一般需要提前通知，具体通知要求以合同和现行规定为准；员工要求提前走的，双方书面约定。这份确认是后面撤回申请、注销许可、结算费用的基础。
同时查清申请当前的状态：递交了多久、处于哪个环节、护照是否押在移民局、员工是否持有临时工作许可。不同环节撤回的手续不一样，护照能取回的时间点也不一样。
如果员工只是犹豫、还可能留下，公司不要急着撤回；可以先和员工确认最后决定的期限。撤回之后员工又想留下，通常意味着要重新申请，双方都要付出额外成本。
撤回申请：由谁递、递什么
9G是由雇主作为申请人提出的，撤回也应由公司按移民局的程序办理；具体需要的表格、材料和费用以窗口当期要求为准。撤回不是什么都不做、等它自己过期。
公司通常需要准备：撤回申请书、公司授权文件、员工离职的证明、原申请的回执。员工本人是否需要到场或签字，各窗口要求可能不同，先问清楚。申请撤回、取回护照的一般程序和身份落点，可以参考 签证办到一半怎么撤回申请、把护照拿回来，那篇是从申请人一侧写的，公司照着准备材料。
撤回时要特别注意员工离开后的身份。员工原来持有的签证状态，在申请撤回后可能需要转换或安排离境，员工有没有足够的时间处理，要提前告诉他撤回的时间点。公司不要在没有告知员工的情况下悄悄撤回。
劳工许可也要同步处理。员工还在审的AEP或已经批出的AEP，公司作为雇主有收尾手续，和9G一起清，避免两边记录不一致。离职员工的注销责任，参见 员工离职9G要注销吗。
临时工作许可：员工一离职就要停
员工如果凭临时工作许可在等9G期间上班，这份许可是绑定在公司和这个岗位上的，员工离职后就不能再凭它为公司或其他雇主工作。
公司要做的是：在员工最后工作日之后不再安排工作、按要求向发证机关报告员工离职或交回许可，具体是否需要报告、怎么报告以当期规定为准。员工如果已经找到新工作，新雇主需要重新为他申请相应的许可，不能沿用这一份。
这一点要书面告诉员工，避免员工以为手里的临时许可还能用，去新公司上班，结果变成无许可工作。临时许可和9G的关系、到期和空窗期的问题，见 PWP到期9G还没批还能上班吗。
公司内部也要确认：员工离职后不再出现在排班表、门禁、系统账号里。被查到员工离职后仍在公司场所工作，公司也要承担解释的麻烦。
已付费用：能不能向员工追
能不能向员工追讨签证费用，取决于入职时有没有书面约定以及约定是否合法有效；没有约定的，一般不应在员工离职时临时扣回，具体以律师意见为准。
先分清费用的性质：官方规费、代办服务费、体检费、翻译认证费，各由谁出、当初怎么约定的。很多公司在合同里写了「服务未满一定期间离职需返还部分签证费用」的条款，这类条款是否有效、能返还多少，要看具体写法和法律规定，不要自己按比例算一个数字直接从工资里扣。
从最后薪资里扣款尤其要谨慎：菲律宾对雇主从工资中扣款有严格限制，未经员工书面同意或法律允许的扣款，可能引发劳动投诉。更稳妥的做法是：结清员工应得的全部款项，费用返还如有合法依据，另行书面协商。
已经交给移民局的官方费用，撤回后能否退还、退多少，以移民局规定为准，一般不要对员工或公司作任何承诺。个案请咨询执业律师，本文不构成法律意见。
护照：必须交还，不能当筹码
员工的护照无论押在移民局还是在公司手里，最终都要交还员工本人；公司不能以「费用没结清」「交接没完成」为由扣着护照。
护照在移民局案卷里的：撤回申请时一并申请取回，具体能取回的时间点和手续以窗口当期要求为准，取回后由员工本人签收，或在员工书面授权下交给其指定的人。护照在公司手里的（比如为办手续临时保管）：离职时直接交还，让员工签收。
扣留员工护照在菲律宾属于违法风险很高的做法，和费用纠纷是两件事。费用有争议走协商或法律途径，护照必须先还。员工如果担心公司不还护照，也可能直接向主管机关投诉，那时公司会更被动。
交还时把护照的交接记录写清楚：交还日期、护照状态、员工签收，复印一份存档。如果护照在递交过程中出了问题，比如被代办拿走失联，要按另一套程序处理，见 签证代办拿着公司文件和员工护照失联。
以后怎么减少损失，以及易行能做什么
申请9G之前就把「在审期间离职」的处理规则写清楚，出事时双方照规则走，比临时谈判省事得多。
可以在录用文件里写明：签证申请期间员工离职的通知要求、公司撤回申请的程序、各项费用的承担方式和返还条件（条款要合法、清楚，最好请律师审过）、护照交还的安排。员工入职时签字确认，日后有据可依。
另外，申请前和员工把时间预期说清楚：9G从递交到批下来需要一段时间，期间员工的身份、能不能上班、护照在哪里。员工因为等太久、对流程不了解而离职的情况，很多是可以通过事先沟通避免的。外籍员工较多的公司，把在审案件也放进证件台账，员工离职时第一时间提醒经办人处理。招聘外国人的整体流程，见 在菲律宾雇外国人：AEP与9G。
易行可以协助公司查询在审案件状态、准备撤回申请和许可收尾的材料、安排员工护照的取回与交接，并在公司需要时重新为接替人选申请签证，由 签证与人力服务承接。易行是在菲律宾 SEC 注册的私营咨询公司（注册号 CS202009551），持移民局认证（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）与劳工部 DOLE 认证，与政府部门无隶属关系，不承诺任何审批结果。费用追讨和劳动纠纷的部分，请由执业律师处理。