员工离职9G要注销吗：要，而且不办等于账面上你还在雇他
直接回答：员工离职9G要注销吗——要。9(g) 工作签证和 AEP 外籍就业许可都是由公司作为申请人、挂在公司名下办下来的。员工离职，这两份文件不会自动失效，也不会因为你把人从工资表上删掉就消失。不去报备，在 BI 和 DOLE 的记录里，你和这个人的雇佣关系依然存在。
网上关于 9G 离职的文章几乎全是员工视角：我辞职了签证还能撑多久、换公司要从原公司拿哪四样东西。这篇是写给雇主和 HR 的，只回答四件事：
- 人走了，公司具体要去哪两个部门、办哪几件事；
- 不办会怎样——不是抽象的「有风险」，是四层具体后果；
- 员工不配合、人直接跑了，公司单方面能做到哪一步；
- 怎么把这套动作固化进离职流程，让下一任 HR 也不会漏。
最常见的踩坑场景是这样的：一名外籍员工 3 月离职，公司觉得「反正签证是他自己在用，跟我们没关系了」，没有报备。9 月公司要为新来的技术总监办 9(g)，递上去被要求说明公司名下外籍员工的实际在职情况——名册上那个 3 月就走的人还挂着。新员工的申请卡在这里，卡的不是新员工的材料，是上一个人的尾巴。
先把责任的法律位置说清楚，方便你和老板对齐口径：9(g) 出自《1940 年菲律宾移民法》（Commonwealth Act No. 613）第 9 条 (g) 项，申请人是雇主；AEP 的依据是《劳动法典》（Presidential Decree No. 442）第 40 条，现行办理规则见 DOLE 部令（Department Order No. 221, series of 2021 及其后续修订）。这两套制度共同的设计前提是「有一家公司对这个外国人负责」——所以雇佣关系结束时，负责把这件事告诉主管机关的，制度上就是那家公司。具体条文与后续修订以 BI、DOLE 现行公告为准。
9(g) 与 AEP 的整体结构见菲律宾9G工作签证与 AEP 办理指南，雇主的完整义务清单见菲律宾雇佣外国人：AEP 与 9G 雇主指南。
9G 的申请条件、材料清单和办理流程，统一整理在易行官网的菲律宾9G工作签证页面。
两个部门、两条线：只办一半是最常见的错
公司这边真正要动的是两条互不通气的线。只办其中一条，等于没办。
线一｜BI（移民局）：处理居留身份
- 9(g) 的降签或注销：把员工的身份从 9(g) 转回 9(a) 临时访客签，或按其后续安排处理。降签的流程、材料与实际时长见菲律宾工签降级流程要多久。
- ACR I-Card 的处理：随身份变更一并注销或换发。
- 雇佣关系终止的书面报告：由公司出具，说明该外籍员工已不再受雇。这一份是公司单方面就能递的，下面第五节会讲它为什么关键。
线二｜DOLE（劳工部）：处理工作资格
- AEP 的注销或终止报备：AEP 绑定「这家公司 + 这个岗位」，雇佣关系一结束，许可的事实基础就没了。DOLE 现行部令下，雇佣关系终止属于许可可被注销／撤销的情形之一——具体程序、时限与所需文件以 DOLE 现行公告为准。AEP 这一侧的规则见AEP 外国人就业许可全解。
为什么会只办一半？因为员工离职时通常只关心一件事：能不能顺利出境或者顺利入职下一家。这两件事都走 BI 那条线，所以 BI 那边往往办了。DOLE 这边没人推动——员工不需要，公司觉得不急，于是 AEP 就一直挂着。而恰恰是 DOLE 名下那份外籍雇员记录，会在你下一次办新员工时被拿出来对。
两条线并排放，一眼就能看出公司这一侧到底欠了谁什么：
| 机关 | 它管的是什么 | 公司要办的事 | 员工不配合时还能办到哪一步 |
|---|---|---|---|
| BI（移民局） | 居留身份 | ① 9(g) 的降签或注销；② ACR I-Card 随身份变更一并注销或换发；③ 出具雇佣关系终止的书面报告 | 降签需要员工本人配合与护照，公司确实办不了；但第 ③ 项公司单方面就能递 |
| DOLE（劳工部） | 工作资格 | AEP 的注销或终止报备——雇佣关系终止属于许可可被注销／撤销的情形之一，具体程序、时限与所需文件以 DOLE 现行公告为准 | 同样可以单方面报告雇佣关系已终止，让记录上出现一个明确的结束时间点 |
只有两行，但公司通常只做到第一行。员工关心的出境和入职都走 BI，所以 BI 那条线有人推；DOLE 这条线没人需要，于是一直挂着——而它正是下一次办新员工时被拿出来对的那一份。
员工走了三个月没报备，下一个人的 9G 递上去，就被卡在同一家公司名下那份还没注销的记录上。 让易行把公司名下的外籍员工记录清一遍 →
不报会怎样：4 层代价，按你多快会撞上排序
问「员工离职9G要注销吗」的 HR，真正想知道的是不办到底会怎样。这里按你多快会撞上来排，而不是按理论严重程度。
第 1 层（3 到 12 个月内必撞）：下一个人的申请被卡。公司为新的外籍员工申请 AEP 或 9(g) 时，要提交公司劳动力构成的说明。名下挂着已离职却未注销的记录，会被要求解释、补件，整条时间线往后推。这是最常见、也最直接伤业务的一层——你损失的不是罚款，是新员工到岗的时间。
第 2 层（当期就存在）：账面雇佣关系与税务、社保申报打架。你在 BIR 的 1601-C 月度申报里已经把这个人减掉了、SSS 也停缴了，但移民与劳工记录里他还在职。这三条线一旦被同时调阅，公司要解释的是「到底哪一份是真的」。相关申报口径见工资代扣代缴申报怎么做与SSS 雇主登记与月度申报。
第 3 层（不定时，但一旦发生成本很高）：被认定仍在雇用无有效许可的外国人。如果这个人离职后继续在菲律宾用你公司名下的身份活动，甚至去了别处工作，而记录上他还挂在你名下，公司要花很大力气证明「他早就不是我们的人」。雇用没有合法工作许可的外国人是雇主的违规行为，可能面临行政处罚与罚款，金额与情节以 DOLE、BI 现行规定为准。现场检查怎么应对见BI 突击检查怎么办。
第 4 层（几年后才浮出）：公司在移民与劳工系统里的记录。历史违规记录会在后续申请中被翻出来，导致审批变慢或被要求额外说明。这一层不痛，但它会持续影响你办事的顺畅度——而且没有办法回头修补。
四层排在一起，按撞上的先后读：
| 后果 | 多快会撞上 | 怎么发生的 | 实际损失的是什么 |
|---|---|---|---|
| 第 1 层：下一个人的申请被卡 | 3 到 12 个月内必撞 | 为新的外籍员工申请 AEP 或 9(g) 时要提交公司劳动力构成的说明，名下挂着已离职却未注销的记录，会被要求解释、补件 | 不是罚款，是新员工到岗的时间 |
| 第 2 层：账面雇佣关系与税务、社保申报打架 | 当期就存在 | BIR 的 1601-C 月度申报里已经把人减掉、SSS 也停缴了，移民与劳工记录里他还在职 | 三条线一旦被同时调阅，公司要解释「到底哪一份是真的」 |
| 第 3 层：被认定仍在雇用无有效许可的外国人 | 不定时，但一旦发生成本很高 | 人离职后继续用你公司名下的身份活动、甚至去了别处工作，记录上他还挂在你名下 | 公司要花很大力气证明「他早就不是我们的人」；雇用没有合法工作许可的外国人属雇主违规，可能面临行政处罚与罚款，金额与情节以现行规定为准 |
| 第 4 层：公司在移民与劳工系统里的记录 | 几年后才浮出 | 历史违规记录会在后续申请中被翻出来 | 审批变慢、被要求额外说明，而且没有办法回头修补 |
注意一个反直觉的事实：这四层代价里，没有一层是「员工被罚」。员工那边的后果（逾期罚款、离境受阻、再入境麻烦）另有一套，见9G 辞职后签证还有效吗。公司这四层是独立发生的，不会因为员工自己去处理了就免除。
雇主具体要做什么：一份按时间点排的动作清单
把「员工离职9G要注销吗」这个问题落成动作。以下时间点是易行的实务建议，官方对报备时限的具体要求以 BI、DOLE 现行规定为准。
T-30 天（收到辞呈或决定不续约时）
- 确认最后工作日，以及员工离职后的去向：出境、转新雇主、还是转其他身份（比如结婚转 13A）。去向不同，后续动作不同。
- 把签证收尾写进离职交接单，指定责任人。
- 调出这名员工的 4 个到期日：9(g)、AEP、ACR I-Card、护照。
T-14 天
- 准备公司这一侧的文件：雇佣关系终止的说明函、离职证明（见COE 离职证明怎么开）、授权书。
- 核对员工手上的原件是否齐全：护照、ACR I-Card、AEP 卡。核验后必须归还员工本人——扣押外籍员工的护照与工作许可在菲律宾是明确的违法行为，员工书面同意也不能让它合法，见护照被公司扣着怎么办。
最后工作日当天
- 结清最后工资与法定款项，见离职结算与遣散费怎么算；出具 2316。
- 让员工在签证收尾的确认书上签字：写明由谁办、预计何时办完、办完凭证怎么交付。
离职后（越快越好）
- 向 DOLE 办理 AEP 的注销或终止报备；
- 向 BI 提交雇佣关系终止的报告，并配合员工办理降签或身份转换；
- 取得两边的书面凭证，存进公司档案，不要只存在经办人邮箱里；
- 更新公司外籍员工台账，把这个人标记为已闭环。
整个清单的关键不在于每一步多难，而在于「谁负责」。实务上最常见的失败原因不是不懂流程，是经办的 HR 离职了、没人接手。
员工不配合、人直接跑了：公司单方面能做到哪一步
这是 B2B 场景里最真实、也最难处理的一种：员工 AWOL 了、拉黑了 HR、护照在他自己手上、拒绝签任何降签文件。公司还能做什么？
能做的：向两个部门单方面报告雇佣关系已终止。降签需要员工本人配合与护照，公司确实办不了；但「报告他已经不是我们的员工」这件事，公司自己就能做。这一步的意义是把公司的责任切割出来——让记录上出现一个明确的时间点，之后发生的事与公司无关。这是不配合场景下唯一真正有效的动作，也是最多公司不知道自己可以做的一件事。
必须同步做的：把过程留成书面证据。
- 按合同与员工手册的程序发出书面通知（AWOL 的处理程序见菲律宾员工旷工怎么处理与AWOL 的后果）；
- 通知寄往合同登记地址，保留寄送凭证；
- 保留考勤记录、最后一次沟通记录、发薪记录；
- 把整个过程按日期整理成一份说明，附在报备材料里。
绝对不能做的两件事：
- 扣押护照或工作许可原件「逼他回来办手续」。这在菲律宾是违法的，而且会把一件行政收尾变成劳动争议加违法行为两件事。
- 就当没这个人存在。不处理，记录上他就永远是你的员工——这正是第三节讲的第 3 层代价的典型触发方式。
还有一层公司常常忽略：移民身份有瑕疵，不会让劳动法上的雇主义务自动消失。不要以为「他跑了、他身份也不干净，所以工资和法定待遇我可以不管」——这种想法会同时招来移民与劳动两条线的问题。用工风险的整体自查见菲律宾用工风险十条。
五种特殊情形：不是每次离职都走同一套
情形一：员工要转到新雇主。公司的义务不是「帮他转过去」，而是把自己这一侧干净地结清，并按约定出具他需要的文件（离职证明、雇佣关系终止函、原 AEP 与 ACR I-Card 的处理凭证）。新雇主那边要重新申请 AEP 与 9(g)，与你无关。完整路径见菲律宾 9G 换公司全流程。实务提醒：把「出具哪些文件、多久内出具」写进离职协议，否则三个月后员工回来要一份函，经办人已经换了，翻档案的成本全在公司。
情形二：集团内部调动。只要接收方是不同的法律主体，就是换雇主，要走完整的变更或重办程序。「还是同一个老板的生意」在这里不构成例外。
情形三：员工要转成 13A 或其他非雇佣类身份。公司这一侧的动作和普通离职完全一样——AEP 注销、雇佣关系终止报告、配合降签。不要因为「他要转结婚签，跟我们没关系了」就跳过 DOLE 那一步，AEP 挂的是你的公司名，不是他的婚姻状况。
情形四：公司自己要停业或注销。这时候顺序很关键：公司注销之前，先把名下所有外籍员工的许可与签证收尾办完。公司主体一旦消灭，没有人能再出具那些配合文件，员工会被卡死在一个无法自行解决的状态里。公司注销流程见菲律宾公司注销流程，员工侧的处境见公司倒闭 9G 签证怎么办。
情形五：员工在任期内死亡或丧失工作能力。这类情形同样需要向两个部门报备并办理相应注销，另涉及遗属待遇与文件认证，处理前先取得专业意见。
把它固化下来：一张外籍员工台账 + 一份闭环清单
前面所有内容，最终要落成两样公司资产。只要这两样在，HR 换几任都不会漏。
第一样：外籍员工台账。一人一行，至少 8 栏：
- 姓名与护照号；
- 担保主体（哪家法律实体）；
- 许可上载明的岗位；
- 9(g) 到期日；
- AEP 到期日（注意：与签证不同步，AEP 最长 3 年）；
- ACR I-Card 到期日；
- 护照到期日；
- 年度报到状态（每年 1 月 1 日至 3 月 1 日窗口）。
各项年限怎么定、为什么这 4 个日期不同步，见9G 签证过期怎么办。
第二样：离职闭环清单。7 项，全部打勾才算这个人结案：
- 最后工作日已确认，去向已确认；
- 最后工资、法定款项已结清，2316 已出具；
- 护照、ACR I-Card、AEP 卡已核验并归还员工本人；
- DOLE 的 AEP 注销或终止报备已完成，凭证已归档；
- BI 的雇佣关系终止报告已提交，凭证已归档；
- 降签或身份转换的配合文件已出具；
- 台账中该员工已标记为闭环，并记录办结日期。
台账多久看一次？实务建议是每季度一次全量核对（1 次／3 个月），每年 1 月加做一次年度报到专项检查。一家有 5 名以上外籍员工的公司，一年要盯的到期日就有 20 个以上（每人 4 个），再加上 5 次年度报到——靠记忆一定会漏，靠单个 HR 的日历也会随着这个人离职一起消失。
最后回到最开始那个问题：员工离职9G要注销吗？要。而且真正的重点不是「注销」这个动作本身，是「在记录上留下一个明确的结束时间点」。有了这个时间点，公司对之后发生的事就有了边界；没有这个时间点，你名下永远挂着一个不知道在哪、在做什么的外国人——而下一次办事，卡的就是这一条。
公司名下挂着 6 名外籍员工，HR 手里只有 2 份到期日记录，另外 4 个是不是还在职都说不清。 让易行接管全公司外籍员工的证照台账 →
本文为一般性说明，不构成法律意见。各项要求、时限与费用以 BI／DOLE 现行公告为准。