先確認離職，再決定申請的去留
先把員工的離職書面確定下來，包括離職日期和最後工作日，再處理申請；在員工意向還沒確定之前就撤回申請，容易變成糾紛。員工口頭説想走、還在和公司談，與員工已經遞交辭職信、確定離職日期，是兩種不同的情況。
員工遞交辭職後，公司要書面回覆確認收到、確認離職日期和交接安排。按勞動法和合同，員工辭職一般需要提前通知，具體通知要求以合同和現行規定為準；員工要求提前走的，雙方書面約定。這份確認是後面撤回申請、註銷許可、結算費用的基礎。
同時查清申請當前的狀態：遞交了多久、處於哪個環節、護照是否押在移民局、員工是否持有臨時工作許可。不同環節撤回的手續不一樣，護照能取回的時間點也不一樣。
如果員工只是猶豫、還可能留下，公司不要急着撤回；可以先和員工確認最後決定的期限。撤回之後員工又想留下，通常意味着要重新申請，雙方都要付出額外成本。
撤回申請：由誰遞、遞什麼
9G是由僱主作為申請人提出的，撤回也應由公司按移民局的程序辦理；具體需要的表格、材料和費用以窗口當期要求為準。撤回不是什麼都不做、等它自己過期。
公司通常需要準備：撤回申請書、公司授權文件、員工離職的證明、原申請的回執。員工本人是否需要到場或簽字，各窗口要求可能不同，先問清楚。申請撤回、取回護照的一般程序和身份落點，可以參考 簽證辦到一半怎麼撤回申請、把護照拿回來，那篇是從申請人一側寫的，公司照着準備材料。
撤回時要特別注意員工離開後的身份。員工原來持有的簽證狀態，在申請撤回後可能需要轉換或安排離境，員工有沒有足夠的時間處理，要提前告訴他撤回的時間點。公司不要在沒有告知員工的情況下悄悄撤回。
勞工許可也要同步處理。員工還在審的AEP或已經批出的AEP，公司作為僱主有收尾手續，和9G一起清，避免兩邊記錄不一致。離職員工的註銷責任，參見 員工離職9G要註銷嗎。
臨時工作許可：員工一離職就要停
員工如果憑臨時工作許可在等9G期間上班，這份許可是綁定在公司和這個崗位上的，員工離職後就不能再憑它為公司或其他僱主工作。
公司要做的是：在員工最後工作日之後不再安排工作、按要求向發證機關報告員工離職或交回許可，具體是否需要報告、怎麼報告以當期規定為準。員工如果已經找到新工作，新僱主需要重新為他申請相應的許可，不能沿用這一份。
這一點要書面告訴員工，避免員工以為手裏的臨時許可還能用，去新公司上班，結果變成無許可工作。臨時許可和9G的關係、到期和空窗期的問題，見 PWP到期9G還沒批還能上班嗎。
公司內部也要確認：員工離職後不再出現在排班表、門禁、系統賬號裏。被查到員工離職後仍在公司場所工作，公司也要承擔解釋的麻煩。
已付費用：能不能向員工追
能不能向員工追討簽證費用，取決於入職時有沒有書面約定以及約定是否合法有效；沒有約定的，一般不應在員工離職時臨時扣回，具體以律師意見為準。
先分清費用的性質：官方規費、代辦服務費、體檢費、翻譯認證費，各由誰出、當初怎麼約定的。很多公司在合同裏寫了「服務未滿一定期間離職需返還部分簽證費用」的條款，這類條款是否有效、能返還多少，要看具體寫法和法律規定，不要自己按比例算一個數字直接從工資里扣。
從最後薪資里扣款尤其要謹慎：菲律賓對僱主從工資中扣款有嚴格限制，未經員工書面同意或法律允許的扣款，可能引發勞動投訴。更穩妥的做法是：結清員工應得的全部款項，費用返還如有合法依據，另行書面協商。
已經交給移民局的官方費用，撤回後能否退還、退多少，以移民局規定為準，一般不要對員工或公司作任何承諾。個案請諮詢執業律師，本文不構成法律意見。
護照：必須交還，不能當籌碼
員工的護照無論押在移民局還是在公司手裏，最終都要交還員工本人；公司不能以「費用沒結清」「交接沒完成」為由扣着護照。
護照在移民局案卷裏的：撤回申請時一併申請取回，具體能取回的時間點和手續以窗口當期要求為準，取回後由員工本人簽收，或在員工書面授權下交給其指定的人。護照在公司手裏的（比如為辦手續臨時保管）：離職時直接交還，讓員工簽收。
扣留員工護照在菲律賓屬於違法風險很高的做法，和費用糾紛是兩件事。費用有爭議走協商或法律途徑，護照必須先還。員工如果擔心公司不還護照，也可能直接向主管機關投訴，那時公司會更被動。
交還時把護照的交接記錄寫清楚：交還日期、護照狀態、員工簽收，複印一份存檔。如果護照在遞交過程中出了問題，比如被代辦拿走失聯，要按另一套程序處理，見 簽證代辦拿着公司文件和員工護照失聯。
以後怎麼減少損失，以及易行能做什麼
申請9G之前就把「在審期間離職」的處理規則寫清楚，出事時雙方照規則走，比臨時談判省事得多。
可以在錄用文件裏寫明：簽證申請期間員工離職的通知要求、公司撤回申請的程序、各項費用的承擔方式和返還條件（條款要合法、清楚，最好請律師審過）、護照交還的安排。員工入職時簽字確認，日後有據可依。
另外，申請前和員工把時間預期説清楚：9G從遞交到批下來需要一段時間，期間員工的身份、能不能上班、護照在哪裏。員工因為等太久、對流程不瞭解而離職的情況，很多是可以通過事先溝通避免的。外籍員工較多的公司，把在審案件也放進證件台賬，員工離職時第一時間提醒經辦人處理。招聘外國人的整體流程，見 在菲律賓僱外國人：AEP與9G。
易行可以協助公司查詢在審案件狀態、準備撤回申請和許可收尾的材料、安排員工護照的取回與交接，並在公司需要時重新為接替人選申請簽證，由 簽證與人力服務承接。易行是在菲律賓 SEC 註冊的私營諮詢公司（註冊號 CS202009551），持移民局認證（BI Accreditation No. CA-202624381-1，有效至 2027-06-30）與勞工部 DOLE 認證，與政府部門無隸屬關係，不承諾任何審批結果。費用追討和勞動糾紛的部分，請由執業律師處理。